La firma digital de documentos PDF desde el móvil se ha convertido en una solución imprescindible para relacionarse con la Administración y con empresas privadas sin necesidad de imprimir, escanear ni usar un ordenador. Hoy es posible rubricar contratos, solicitudes oficiales o autorizaciones directamente desde tu dispositivo Android utilizando tu certificado digital o el DNI electrónico, con plena validez legal y en pocos pasos.
Con el tiempo ha ido sirviendo como una solución a la rubricación de documentos con apenas disponer de una herramienta concreta, en la que el teléfono móvil juega un valor importante. A esta solución se le unen otras, pudiendo llegar a tener la validez con apenas ir apretando con la propia pantalla para exponer tu firma.
Muchos son los que piensan que la edición y la firma de documentos es fundamental, sobre todo si se quiere brindar y sobre todo llegar a dar a la otra persona un papel impreso o un PDF correctamente firmado. Si decides dar este paso es porque quieres llegar a firmar un PDF con certificado digital en Android, que es importante para ti en todos los sentidos, especialmente cuando se trata de trámites con la Administración pública, entidades financieras o gestiones laborales.
Para ello necesitarás una aplicación concreta, que suele venir en los dispositivos, a veces se necesitará de una concreta para la descarga en la Play Store. Suele ser recomendable la de Adobe para rellenar y editar documentos, pero no siempre es la que se recomienda para la firma con certificado digital, ya que son varias las herramientas específicas, incluida alguna herramienta online (suelen ser indispensables) y, sobre todo, apps oficiales como Autofirma o la aplicación del Certificado Digital FNMT que añaden la capa de validez jurídica.
Usa una herramienta online como opción
Después de testear herramientas muy concretas, una de las cosas que se recomiendan es la opción online por delante de las que estarán disponible en la tienda Google Play cuando solo necesitas un apaño rápido con una firma manuscrita digitalizada. Plataformas web de firma permiten subir un PDF, dibujar tu firma con el dedo o con el ratón y descargar el documento firmado, algo útil para contratos entre particulares o documentos internos que no requieran certificado.
Por lo demás, para intentar llegar a lo que tanto se quiere, que son pequeñas aplicaciones que son válidas, entre ellas las disponibles en la reconocida tienda, conviene diferenciar claramente entre firma manuscrita escaneada (la que haces dibujando tu firma) y firma electrónica avanzada con certificado digital, que es la que realmente necesitas cuando una administración te exige “documento firmado digitalmente”. Las herramientas online suelen ser más adecuadas para la primera, mientras que para la segunda es mejor apoyarse en apps oficiales.
Dependerá en gran modo de las tantas funciones que están a modo de aquellas personas, que son muchas, sobre todo si no han podido llegar a bajar las cosas que suelen estar a tiro. Firmar un documento concreto no siempre es fácil, tampoco tan complicado si pretendes hacer esto bajo los documentos que son llamados como oficiales, sea del Ayuntamiento de tu ciudad, que son casi siempre los que tienen certificado digital, así como otras administraciones públicas como Hacienda, Seguridad Social, servicios de empleo o educación.
Firmar un PDF con certificado digital en Android es una cosa sencilla en la actualidad, sobre todo si lo has hecho previamente, que a veces pasa a ser tedioso la primera vez por la instalación del certificado. Si lo has hecho de manera anterior, es cosa sencilla, sobre todo si decidiste pasar por esta fórmula, que suele ser la recomendable para muchos usuarios que quieren hacer trámites desde cualquier lugar sin depender de un ordenador.
Qué necesitas para firmar un PDF con certificado digital en Android
Antes de lanzarte a firmar es importante tener claro qué requisitos mínimos necesitas en tu móvil Android para que todo funcione correctamente y la firma tenga validez legal ante cualquier organismo:
- Un certificado digital FNMT instalado en el móvil (en formato software, habitualmente con extensión .pfx o .p12) o bien un DNI electrónico (DNIe) en vigor.
- Un dispositivo Android actualizado, con conexión a Internet y, si vas a usar DNIe, con NFC operativo para poder leer el chip del documento. Para usar el DNIe necesitarás conocer el PIN asociado al documento.
- La instalación de una app compatible con firma digital, como la aplicación del Certificado Digital FNMT o el Cliente móvil @firma (Autofirma), que son las herramientas oficiales más extendidas.
- Conocer la contraseña del certificado digital si lo vas a importar manualmente, ya que sin esa clave no podrás usarlo en el teléfono.
Con estos elementos preparados, firmar un PDF en Android pasa a ser un proceso guiado en el que básicamente tendrás que seleccionar el archivo PDF, elegir el certificado con el que quieres firmar y confirmar la operación. Ten en cuenta que los certificados caducan y deberán renovarse para que las firmas sigan siendo válidas.
La autofirma, ¿qué es?
Al presentar documentos de Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas se necesita una firma, en muchos de los casos se hace de certificados digital. Para facilitar esta tarea, la Administración española ofrece la solución conocida como Autofirma o Cliente móvil @firma, una herramienta oficial diseñada para firmar documentos electrónicos con certificados reconocidos.
Dispone de versión de escritorio, igualmente con el tiempo se lanzó una versión móvil, que son ideales si se quiere rubricar algo desde el teléfono. En ordenador la aplicación permite incluso añadir una firma visible dentro del PDF (por ejemplo, un texto o un garabato) y realizar firmas por lotes, mientras que en Android la firma es principalmente a nivel de metadatos, pero igual de válida ante la Administración.
Abrirá un documento concreto, en la mayoría de los casos es un archivo con extensión .doc o .pdf, teniendo en muchos de los casos que instalar el mencionado certificado digital. El valor de la mencionada firma es válido si lo que quieres ir firmando papeles de manera rápida y sin tener porque pasar por uno de los tantos centros. La Administración verificará el PDF comprobando la firma electrónica avanzada que contiene, no tanto la imagen visible de una firma manuscrita.
El escaneado del documento nacional de identidad (DNI electrónico) se hará mediante la tecnología NFC, de la que disponen muchos de los terminales del mercado. Para el uso de este tienes que disponer de un PIN, también vale mencionar que los certificados digitales, que son especialmente importantes a lo largo de nuestra vida, pueden ir caducando y tendrás que renovarlos para que las firmas sigan siendo aceptadas.
Autofirma en móvil y en escritorio no funciona exactamente igual. En el ordenador tienes más opciones, como decidir si quieres que la firma sea visible, elegir la posición dentro del PDF o firmar varios documentos en lote. En Android, sin embargo, el proceso suele ser más ágil, ya que desde que abres la app hasta que terminas de firmar apenas hay unos pocos toques, aunque no puedas personalizar tanto el aspecto visual de la firma.
Instala la autofirma en tu dispositivo
Necesites del cliente para la autofirma, es especialmente una de las cosas que debes de contar con ella si pretendes dar el paso de ir firmando de manera digital. Ha sido creada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que pretende con ello llegar a todo el público en general, además no requiere de mucho para su uso si quieres ir firmando papeles tanto desde tu móvil como desde tu PC.
Una vez la abras te pedirá una cosa, que es concretamente activar el NFC, el uso de este pasa a ser fundamental y primordial si quieres ir llegando a hacer cosas que harías en cualquier administración con tu DNI electrónico. No pasa a ser necesario en muchos de los casos si usas un certificado digital software en lugar del DNIe, pero es válido para ir haciendo tareas denominadas importantes si llevas tu documento físico encima y quieres aprovechar su chip.
Si abres la aplicación concretamente, te dirá dos cosas, que son la de «Firmar un fichero» e «Importar certificado», las dos son las tareas de esta herramienta. El certificado digital siempre suele estar en nuestro teléfono, si no lo has hecho antes, lo recomendable es que bajes este certificado para dar el siguiente paso. Recuerda que debe estar vigente y emitido por una autoridad de certificación reconocida, como la FNMT.
Además de Autofirma, la Administración y la propia FNMT han apostado por una aplicación oficial del Certificado Digital FNMT que permite gestionar certificados, solicitar uno nuevo desde el móvil (por ejemplo, mediante DNIe y NFC o vídeo identificación) e incluso firmar archivos PDF directamente desde la app sin pasar por Autofirma. Esto amplía las opciones y te permite elegir la herramienta que mejor se adapte a tu caso.
App del Certificado Digital FNMT: otra forma de firmar PDF
La app oficial del Certificado Digital FNMT se ha convertido en una de las opciones más completas para firmar documentos en el móvil sin depender exclusivamente de Autofirma. Está disponible en Google Play y permite tanto gestionar certificados instalados como firmar archivos PDF u otros formatos compatibles desde el propio teléfono.
Con esta aplicación puedes:
- Solicitar un certificado digital directamente desde el móvil, utilizando el DNI electrónico con NFC o un sistema de vídeo identificación cuando el proveedor lo permite.
- Importar certificados existentes en formato .p12 o .pfx que hayas generado previamente en tu ordenador, simplemente transfiriendo el archivo al móvil e introduciendo la contraseña.
- Firmar archivos PDF y otros documentos almacenados en tu dispositivo, seleccionando el certificado con el que quieres firmar si tienes varios instalados.
- Almacenar los certificados de forma segura en el dispositivo, de modo que la clave privada no abandona tu móvil y las firmas sigan siendo seguras y trazables.
El funcionamiento es muy similar a Autofirma en cuanto al proceso de firma: eliges el documento, eliges el certificado y confirmas. La diferencia es que, al ser una app específica de la FNMT, se integra muy bien con los certificados de este organismo y ofrece una interfaz sencilla y orientada a usuarios que no quieren complicarse con opciones avanzadas.
Así se firma un PDF con certificado digital en Android
La exploración de la Autofirma es evidentemente importante, tienes que dar con el certificado, que se bajará y lo importante es que lo hagas a una carpeta donde lo tengas siempre visible. Si no lo tienes puedes bajar este anteriormente antes de que se pase a rubricar uno de los tantos documentos. Mantener una estructura clara de carpetas en tu almacenamiento interno te ayudará a localizar tanto el certificado como los PDF que vas a firmar.
Es necesario hacer unos cuantos pasos previos, pero lo importante es que debes de hacer cada una de las cosas si quieres que este tenga validez. Para ello siempre tienes que tener la autofirma en tu terminal instalado, ya que te lo va a pedir si quieres firmar un documento PDF con certificado digital en Android, o en su defecto utilizar la app del Certificado Digital FNMT si prefieres centrarte en esa herramienta.
Para firmar un documento PDF con certificado digital en tu dispositivo Android, haz lo siguiente:
- El primer paso es bajar la aplicación, la tienes en la Play Store (debajo igualmente la puedes descargar)
- En la pantalla principal te dará las dos opciones básicas de esta utilidad, que es «Firmar fichero» o «Importar certificado»; también verás las opciones relacionadas con el uso de DNIe si tu móvil dispone de NFC.
- Pulsa sobre «Importar certificado» y localiza el fichero, concretamente el del certificado digital, pulsa y pon la contraseña si te la pidiese, la que te autoriza todo. De esta forma, el certificado quedará listo para usarse tantas veces como quieras en nuevas firmas.
- Presiona sobre el botón de «Firmar fichero» cuando quieras firmar un documento concreto que ya tengas guardado en la memoria del dispositivo o en una nube sincronizada.
- Busca el fichero que se quiere firmar de manera digital utilizando el explorador de archivos de Android o el gestor que te sugiera la aplicación. Pueden ser archivos .pdf, .doc o formatos compatibles que la app soporte.
- Selecciona el certificado digital y firma el documento PDF. Si tienes varios certificados instalados, elige el que corresponda a la persona o entidad que deba firmar.
En la app del Certificado Digital FNMT el funcionamiento es muy parecido: accedes al menú principal, eliges la opción de “Firmar archivos”, buscas el PDF que quieras firmar, seleccionas el certificado que vas a utilizar y confirmas la operación. El resultado será un nuevo archivo firmado digitalmente que podrás identificar por el nombre o por la carpeta de destino que se haya configurado.
Este tipo de firma electrónica con certificado digital se considera firma electrónica avanzada, tiene plena validez jurídica en España y es aceptada por las distintas administraciones y muchas empresas privadas siempre que el certificado no esté caducado y pertenezca a la persona que realiza el trámite.
Guardar el documento y enviar
Una de las cosas a hacer con él una vez lo firmes es enviar, tienes la posibilidad de hacer esto en unos pocos pasos. Guarda el documento, te dará la opción de hacer esto en la pantalla principal, así como en la carpeta donde suelas tener el certificado digital, que suele ser la que hayas habilitado. Algunas apps permiten incluso configurar una carpeta predeterminada para documentos firmados para que los encuentres siempre en el mismo lugar.
Es necesario contar con los permisos correspondientes si quieres que este archivo lo tengas disponible y a la vez enviable a un correo, página web, entre otras cosas. Normalmente las aplicaciones de firma te piden acceso al almacenamiento y, en algunos casos, a servicios en la nube. Una vez guardado, podrás:
- Subir el PDF firmado a la sede electrónica de la administración que te lo solicite, usando el navegador de tu móvil.
- Adjuntarlo a un correo electrónico desde tu app de mail habitual para enviarlo a tu gestor, empresa o interlocutor.
- Compartirlo por apps de mensajería segura, si el tipo de trámite y la sensibilidad de los datos lo permiten.
- Almacenarlo en una nube privada o corporativa para tenerlo disponible en otros dispositivos.
Una vez firmado, el documento queda protegido mediante la información del certificado. Cualquier modificación posterior del contenido hará que la firma se declare inválida en el momento en que alguien la compruebe, lo que aporta un alto nivel de integridad y seguridad al PDF.
Además de Autofirma y la app de la FNMT, existen soluciones como Viafirma pensadas para entornos corporativos que también permiten firmar PDF con certificado digital desde el móvil. En este caso, la firma electrónica se genera dentro del dispositivo móvil con un certificado digital software residente en el mismo, por lo que hablamos de firma electrónica móvil avanzada. Eso sí, es importante recordar que esta solución se orienta a servicios contratados previamente a Viafirma y no se puede usar libremente en cualquier web si no integra sus servicios.
Con todas estas opciones, tu móvil Android se convierte en una herramienta completa para gestionar certificados, firmar documentos PDF y enviarlos a quien corresponda con plena seguridad jurídica. Tener las apps oficiales instaladas, tu certificado en vigor y algo de práctica con los menús hará que cualquier trámite digital sea mucho más llevadero.
Gracias a estas aplicaciones y al uso del certificado digital o del DNI electrónico, pasar de recibir un PDF a tenerlo firmado y enviado en cuestión de minutos ya es una realidad en Android, permitiéndote validar contratos, solicitudes o autorizaciones con total validez legal y sin moverte de donde estés.