Configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business fácilmente

WhatsApp Business ofrece una serie de herramientas que permiten automatizar respuestas para optimizar la comunicación con los clientes. Si gestionas un negocio y recibes muchas preguntas repetitivas, configurar respuestas automáticas puede ahorrarte mucho tiempo y mejorar la experiencia de usuario.

En este artículo te mostraremos cómo configurar respuestas rápidas, mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia en WhatsApp Business. También exploraremos algunas opciones avanzadas usando CRMs y herramientas de terceros para llevar la automatización al siguiente nivel. ¡Vamos a ello!

¿Qué son los mensajes automáticos en WhatsApp Business?

Los mensajes automáticos en WhatsApp Business son respuestas predefinidas que se envían automáticamente cuando un usuario realiza una determinada acción. Estos mensajes pueden servir para responder dudas frecuentes, dar la bienvenida a nuevos clientes o informar sobre horarios de atención.

WhatsApp Business permite la configuración de tres tipos de mensajes automáticos:

Respuestas rápidas: Mensajes guardados que pueden enviarse con un atajo de teclado.
Mensajes de bienvenida: Se envían automáticamente cuando un usuario inicia una conversación por primera vez.
Mensajes de ausencia: Se activan fuera del horario laboral para informar a los clientes de cuándo podrán recibir una respuesta.

Cómo configurar respuestas rápidas en WhatsApp Business

Las respuestas rápidas son una de las herramientas más útiles para ahorrar tiempo. Permiten asociar ciertas respuestas a un comando, de manera que solo con escribir una palabra clave, la respuesta completa aparece lista para enviarse.

Pasos para configurar respuestas rápidas en Android:

Abre WhatsApp Business y toca el menú de “Más opciones” (tres puntos).
Selecciona “Herramientas para la empresa” y luego “Respuestas rápidas”.
Pulsa el botón “+” para agregar una nueva respuesta rápida.
Escribe el mensaje que deseas guardar y elige un atajo fácil de recordar, por ejemplo, “/horario”.
Si deseas, puedes incluir emojis o archivos multimedia.
Pulsa “Guardar” y la respuesta rápida quedará configurada.

Pasos para configurar respuestas rápidas en iPhone:

Ve a “Configuración” dentro de WhatsApp Business.
Selecciona “Herramientas para la empresa” y luego “Respuestas rápidas”.
Pulsa en “Añadir” y escribe el mensaje de respuesta automática.
Define el atajo de teclado con el que quieres activarlo.
Pulsa “Guardar” y ya estará listo para usarse.

crear una lista de difusión en whatsapp-2

Cómo configurar mensajes de bienvenida en WhatsApp Business

Los mensajes de bienvenida son ideales para dar una primera impresión profesional y agilizar las conversaciones. Se envían automáticamente cuando un cliente escribe por primera vez o si ha pasado más de 14 días desde la última interacción.

Pasos para configurar un mensaje de bienvenida:

Abre WhatsApp Business y accede a “Herramientas para la empresa”.
Selecciona “Mensaje de bienvenida”.
Activa la opción “Enviar mensaje de bienvenida”.
Escribe el mensaje que deseas que reciban los usuarios al contactarte.
Define los destinatarios: todos, solo contactos nuevos o usuarios específicos.
Pulsa “Guardar” y el mensaje estará activo.

Cómo configurar mensajes de ausencia en WhatsApp Business

Los mensajes de ausencia son útiles cuando no puedes atender los mensajes de inmediato, como fuera del horario de trabajo o durante festivos.

Pasos para configurar mensajes de ausencia:

Abre WhatsApp Business y entra en “Herramientas para la empresa”.
Pulsa en “Mensaje de ausencia”.
Activa la opción “Enviar mensaje de ausencia”.
Escribe el mensaje que deseas configurar.
Define el horario en el que se enviará el mensaje: siempre, en un horario personalizado o fuera del horario de oficina.
Selecciona los destinatarios que recibirán este mensaje.
Pulsa “Guardar” y quedará configurado.

Automatización avanzada con CRMs

Si buscas una automatización más avanzada, WhatsApp Business permite la integración con plataformas CRM y chatbots especializados.

Algunas opciones interesantes incluyen:

Kommo: Un CRM diseñado para WhatsApp que permite personalizar mensajes según el flujo de ventas.
Clientify: Plataforma que centraliza la gestión de clientes y permite automatizar respuestas.
Manychat: Herramienta para crear chatbots en varias aplicaciones de mensajería, incluyendo WhatsApp.

Además, si te interesa la automatización en otras aplicaciones, puedes leer sobre cómo configurar respuestas automáticas en Gmail, lo cual puede complementar tu estrategia de automatización.

Otras opciones para respuestas automáticas en WhatsApp

Si usas la versión normal de WhatsApp, puedes recurrir a aplicaciones de terceros como:

Autoresponder para WhatsApp: Permite programar respuestas automáticas basadas en palabras clave.
WhatsAuto: Configura respuestas automáticas y permite programarlas según el horario.

Optimizar la comunicación con los clientes a través de WhatsApp Business es una forma efectiva de mejorar la atención y ahorrar tiempo. Configurar respuestas rápidas, mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia te permitirá gestionar mejor la relación con tus clientes sin necesidad de estar siempre disponible. Además, si buscas llevar la automatización más allá, integrar CRMs o chatbots puede ser la solución perfecta para tu negocio.