El uso generalizado de plataformas como WhatsApp en el contexto laboral ha traspasado los límites del sector privado y se ha instalado, casi sin freno, en el ámbito de la administración pública. Aunque estas aplicaciones ofrecen agilidad para comunicarse de forma rápida, su integración en flujos institucionales plantea una variedad de riesgos que no pueden ser ignorados. Entre la comodidad que brindan y las posibles implicaciones legales o de protección de datos, se abre un debate urgente sobre la idoneidad de su uso en la gestión pública.
En los últimos años, se han detectado múltiples casos donde funcionarios y responsables de organismos públicos han recurrido a aplicaciones de mensajería instantánea para discutir, coordinar e incluso tomar decisiones de índole administrativa. Esta práctica, aunque habitual y aparentemente inofensiva, podría contravenir normas esenciales del derecho administrativo, además de erosionar la trazabilidad y el control documental en procedimientos de relevancia pública.
Un problema de forma y fondo: la legalidad en entredicho con el uso de WhatsApp en la administración pública
Uno de los principales problemas del uso de WhatsApp en el sector público es la falta de garantías jurídicas que ofrecen estas herramientas frente a los procedimientos administrativos formales. De acuerdo con lo establecido en múltiples normativas, toda actuación de la administración debe cumplir con los principios de legalidad, transparencia, trazabilidad y seguridad jurídica. Canalizar decisiones o intercambios de información oficial fuera de los medios reglamentarios puede vulnerar, entre otras cosas, el derecho de los ciudadanos a una administración pública predecible, equitativa y sometida al escrutinio.
Además, las conversaciones realizadas por WhatsApp no suelen quedar registradas en los expedientes oficiales. Si bien algunas aplicaciones permiten exportar el contenido, estas prácticas suelen realizarse de manera informal, sin respaldo normativo. Esto impide a posteriori reconstruir debidamente el procedimiento seguido o justificar decisiones ante órganos de control, tribunales o incluso frente a los ciudadanos afectados. La ausencia de una trazabilidad completa dificulta también la rendición de cuentas, pilar esencial de cualquier sistema democrático.
Protección de datos personales: un riesgo latente
Otro foco de preocupación es la protección de los datos personales cuando se utilizan plataformas comerciales como WhatsApp para labores institucionales. La normativa vigente en materia de privacidad, especialmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), exige a las administraciones extremar las precauciones en el tratamiento de cualquier información que afecte a la intimidad de las personas. Eso incluye garantizar que las herramientas utilizadas cuenten con mecanismos adecuados de seguridad y estén alojadas en servidores conformes al marco legal europeo.
El uso particular de teléfonos móviles personales por parte de empleados públicos para realizar envíos de documentos, compartir información sensible o notificar a ciudadanos a través de WhatsApp, puede conllevar la exposición de datos a terceras partes no autorizadas. Particularmente cuando se emplean dispositivos que no forman parte de la infraestructura oficial, la administración pierde el control sobre el ciclo de vida de la información, quedando expuesta a fugas, accesos indebidos o incluso a manipulaciones intencionadas.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha enfatizado en diferentes ocasiones la conveniencia de realizar evaluaciones de impacto cuando se utilizan herramientas como WhatsApp en contextos sensibles. Este tipo de análisis permite valorar los riesgos relacionados con la privacidad y determinar la conveniencia o no de ciertos tratamientos. En muchos casos, estas herramientas no superan los estándares requeridos, especialmente cuando se manejan datos especialmente protegidos o decisiones que afectan directamente a los ciudadanos.
¿Comodidad o improvisación? La digitalización va por otro camino
La digitalización de la administración pública ha permitido avanzar con paso firme hacia modelos más eficientes, transparentes y centrados en el ciudadano. Plataformas como Mi Carpeta Ciudadana, MiDGT o el recién estrenado MiDNI muestran que es posible implementar soluciones tecnológicas que respeten los principios legales y aporten valor. En contraste, la informalidad del uso de aplicaciones de mensajería personal denota, en muchos casos, una falta de planificación o improvisación que puede tener consecuencias jurídicas y reputacionales.
Los analistas sostienen que las administraciones deben optar exclusivamente por medios oficiales que cuenten con respaldo normativo, medidas de ciberseguridad actualizadas, y que garanticen tanto los derechos de los ciudadanos como la integridad de la administración. De lo contrario, el uso de WhatsApp como herramienta operativa puede, además de generar inseguridad jurídica, dar pie a anulaciones de resoluciones, impugnaciones judiciales y sanciones por parte de organismos reguladores. Si deseas conocer más sobre la digitalización de la administración, puedes leer sobre soluciones digitales efectivas.
El control documental y la rendición de cuentas en juego con el uso de WhatsApp en la administración pública
Otro aspecto crítico que deriva del uso de plataformas como WhatsApp en entornos públicos es la pérdida del control documental. En una administración correcta, todo intercambio relevante debe formar parte del expediente administrativo correspondiente, estar archivado bajo protocolos definidos y poder ser consultado por los interesados o por órganos fiscalizadores.
WhatsApp, por su diseño, no está orientado a ello. Las dificultades para registrar formalmente conversaciones, la opacidad de los sistemas de cifrado gestionados por entidades privadas fuera del control institucional y la imposibilidad de verificar la integridad de los mensajes intercambiados, suponen una amenaza a la confiabilidad del procedimiento administrativo. En caso de litigios, estas comunicaciones pueden no reunir el valor probatorio suficiente, además de plantear serios interrogantes sobre su origen o modificación.
Todo esto contradice principios consagrados como el de seguridad jurídica o el derecho a la defensa, especialmente cuando una decisión que afecta a un ciudadano ha sido tomada o comunicada mediante un canal informal. Estas vulnerabilidades no son anecdóticas, sino estructurales, y por lo tanto requieren una respuesta institucional decidida.
¿Es posible una regulación clara del uso de WhatsApp en la administración pública?
Varios expertos del ámbito del derecho administrativo se han pronunciado sobre la necesidad urgente de regular de forma clara el uso de aplicaciones tipo WhatsApp en el ámbito público. Proponen que se prohíba expresamente su utilización para emitir actos administrativos, notificaciones oficiales o intercambios que alteren derechos y obligaciones. Al mismo tiempo, consideran que podría estudiarse su uso en contextos muy limitados —por ejemplo, coordinación puntual entre equipos técnicos— siempre que se complemente con un registro formal de las decisiones adoptadas.
No obstante, la tendencia general apunta a la sustitución progresiva de estas herramientas por plataformas oficiales y auditables. De hecho, muchas administraciones ya cuentan con sistemas de tramitación electrónica, plataformas de expediente digital o sistemas de firma electrónica avanzada que permiten gestionar los mismos procesos con plenas garantías. En este contexto, continuar apoyándose en WhatsApp resulta innecesario y potencialmente peligroso. Además, al tratarse de un entorno digital, es crucial estar atento a las nuevas funcionalidades y actualizaciones de WhatsApp.
Asimismo, otras tecnologías como los sistemas de automatización o las plataformas de inteligencia artificial empleadas por organismos como el 112 en Galicia, están demostrando que es posible modernizar la gestión pública sin recurrir a herramientas fuera del circuito legal. Aunque estas soluciones implican inversiones y formación, garantizan una adecuada trazabilidad, seguridad y respeto a los derechos de los ciudadanos.
¿Qué deberían hacer las administraciones a partir de ahora?
La responsabilidad de revertir esta dinámica informal recae tanto en los gestores institucionales como en los responsables políticos. Es esencial que se implementen políticas internas claras que prohíban el uso de plataformas no autorizadas para cuestiones oficiales, al tiempo que se impulsen soluciones tecnológicas adecuadas y se brinde formación continua al personal.
Por otro lado, la ciudadanía debe exigir una administración comprometida con la legalidad, la buena fe y la transparencia. Saber cómo se gestiona la información, cómo se toman las decisiones y por qué vías se comunican es parte del derecho a una buena administración, tal como reconocen numerosas legislaciones nacionales y europeas.
No se trata de demonizar las aplicaciones de mensajería, sino de usarlas dentro de su contexto correcto. En la vida cotidiana, son una herramienta eficaz. Pero cuando se trata de gestionar recursos públicos, decidir sobre derechos fundamentales o comunicar decisiones que afectan a la vida de las personas, es imprescindible actuar con rigor, responsabilidad y conforme al marco legal establecido.
La comodidad no puede estar por encima de la legalidad, y la digitalización de las administraciones debe avanzar por un camino seguro, auditado y homologado, evitando atajos que, a la larga, podrían salir muy caros. Comparte la información y promueve la noticia para que más personas la conozcan la gravedad del uso de WhatsApp en la administración pública.