Ya quedaron atrás aquellos tiempos en los que había que firmar cualquier documento de forma presencial, ya sea por motivos de trabajo, burocracia u otro tipo de gestiones. Con el paso de los años, la tecnología nos ha facilitado muchas herramientas para hacer las tareas de nuestro día a día de forma más fácil. Este es el caso de la firma digital o electrónica, tarea que se ha vuelto esencial en los últimos años. Si quieres saber cómo hacerlo, te damos una lista con las mejores aplicaciones para firmar con el móvil.
Como decíamos, ya no es necesario juntar a ambas partes para firmar documentos. La firma digital nos permite verificar la autenticidad y conformidad de estos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Supone una forma mucho más segura y cómoda de realizar cualquier gestión, ya que tus documentos se suben a la nube y siempre los tendrás a mano. Además, esto también supone un ahorro muy importante en papel y una concienciación con el medio ambiente.
¿Es legal firmar con el móvil?
Este servicio está presente en la gran mayoría de países del mundo, a excepción de aquellos que impongan medidas mas retrictivas. En nuestro país, la Ley 59/2003 del BOE refleja que es completamente legal hacer uso de la firma electrónica para verificar la autenticidad de cualquier documento. Esta se divide en tres niveles diferentes:
- Simple, que incluye nuestros datos en formato electrónico asociados de manera lógica a los que utiliza el firmante para firmar. En este caso encontramos las situaciones en las que tenemos que aceptar los términos y condiciones legales de una página web.
- Avanzada, la cual nos permite identificarnos de manera única y ha sido creada bajo el exclusivo control del firmante. En este caso entran en juego los datos biométricos de nuestra firma, como la velocidad o la presión que ejercemos al hacerla. Nos sirve para firmar contratos laborales, préstamos y demás documentos legales.
- Reconocida, aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Según la ley, esta tiene el mismo valor que la firma manuscrita en papel. Además, esta puede ser reconocida en cualquier Estado miembro.
Certificados o trámites necesarios para autorizar documentos
No todo es tan sencillo como usar tu dedo o un lápiz electrónico para poder firmar a distancia. De hecho, hay que seguir varios procedimientos legales para que no tengamos problemas con la justicia a la hora de usar nuestra firma electrónica. Para firmar un documento necesitas disponer de un certificado electrónico. Este se consigue a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, y debes seguir estos pasos para obtenerlo:
- Lo primero es hacer una configuración previa, donde se incluyen unos requisitos básicos que debes cumplir antes de proceder a la solicitud del certificado.
- Después, puedes enviar la solicitud del certificado, donde deberás incluir los datos personales que te solicite, además de crear una contraseña para proteger tus clave.
- Luego deberás presentarte en alguna de las oficinas de registro establecidas por la Autoridad de Certificación para acreditar tu identidad, es decir, que eres tú el que lo ha solicitado.
- Cuando lo hayas hecho, ya podrás descargar tu certificado electrónico y realizar una copia de seguridad del mismo. Con él ya podrás usar tu firma electrónica para autentificar cualquier documento de forma legal.
Apps de firma electrónica
DocuSign
Esta aplicación ofrece una interfaz y uso muy sencillos y es una de las mejores opciones para firmar documentos, ya que cuenta con más de 5 millones de descargas en Google Play y está presente en 188 países diferentes. Puedes cifrar los documentos de forma segura y podemos establecer un PIN para que nadie firme sin nuestro permiso. También te permite crear tu tarjeta de presentación y editar la imagen, la fuente y muchas más cosas, y trabaja con todo tipo de documentos. Por otro lado, DocuSign te ofrece la posibilidad de que otra persona firme por ti un documento con su propio dedo y también puedes enviárselo a su correo electrónico para que lo firme de forma remota.
SignNow
Con SignNow tienes múltiples formar de firmar archivos de forma segura. Puedes subir documentos y crear plantillas desde cero de diferentes formatos para convertirlos directamente a PDF. Su interfaz es muy fácil y cómoda, ya que puedes guardar tus archivos en carpetas y enviarlos por correo a varios destinatarios a la vez. Puedes importar documentos desde tu email y aplicaciones en la nube como DropBox o Drive. Al igual que el anterior, también puedes hacer que otra persona firme por ti, así como hacer un seguimiento del documento. Para poner la guinda al pastel, puedes activar notificaciones para saber cuándo se ha firmado.
SignEasy
Esta aplicación ofrece las mismas opciones que las anteriores: autofirma, firma remota y en persona. Puedes guardar todos los documentos fácilmente en los servicios de nube para acceder siempre desde cualquier dispositivo. Utiliza el cifrado SSL para proteger se forma segura todos tus archivos. Además, tiene compatibilidad con más de 100 aplicaciones diferentes para que puedas firmar desde ellas directamente. Su punto en contra es que tiene un periodo de prueba gratuito de una semana, por lo que si quieres seguir disfrutando del servicio deberás suscribirte mensual o anualmente.
Adobe Fill & Sign
Además de ofrecer básicamente las mismas herramientas que las anteriores apps, Adobe Fill & Sign quiso ir más allá. Con esta app gratuita tenemos la posibilidad de tomar una fotografía de un folio u hoja y convertirlo en un documento digital automáticamente. Una vez que lo hayamos hecho, podremos rellenarlo como si fuese un archivo de texto normal, así como enviarlo por correo electrónico y almacenarlo en los servicios de nube que ofrece. Por otro lado, podemos firmar con nuestro dedo o con un lápiz electrónico, además de incluir nuestra carta de presentación o las iniciales de nuestro nombre.
SIGNificant E-Signing Client
Esta aplicación es de las más completas que podemos encontrar. Puedes completar formularios de cualquier tipo de documentos, así como adjuntar archivos adjuntos y añadir imágenes que incluyan tu firma gracias a su sistema de reconocimiento. Cuando haces tu signatura por primera vez, su cifrado de clave la registrará para evitar posibles fraudes y copias de ella. Por otro lado, dispone de una herramienta que revisa todos los parámetros de tu firma, tales como la velocidad y el ritmo para registrar tus características biométricas y ofrecerte una seguridad sin igual. Eso sí, para disfrutar de todas sus herramientas debes pagar una suscripción mensual.
Adobe Acrobat Reader
Aunque las principales funciones de esta aplicación sean leer, editar y escanear documentos, también podemos firmar de forma muy sencilla. Adobe Acrobat Reader es líder en su sector y contiene muchas herramientas para administrar documentos PDF. También puedes compartir fácilmente los archivos, además de recibir notificaciones sobre la actividad que tengan estos. Ofrece un alto nivel de seguridad y es compatible con la firma digital y la autofirma. Además, puedes firmar con el dedo o con su lápiz electrónico cómodamente.
JetSign Signature App
Con JetSign puedes firmar cualquier documento en cuestión de segundos. Su interfaz es muy fácil de usar, y puedes agregar tu firma electrónica, la fecha y otros datos para cumplimentarlo correctamente. Puedes enviar enlaces de firma para que otros lo hagan por ti a través de correo electrónico o mensajes de texto. Tienes la posibilidad de personalizar tu signatura al máximo, además de añadir marcas de verificación y clonar campos. Puedes recuperar archivos desde los servicios de pago más famosos y de otras aplicaciones. Además, admite 15 formatos de archivos diferentes, y puedes adjuntar varios a la vez para que te sea más cómodo el proceso.
Firma sencilla y legal
El nombre de esta aplicación ya te dice todo lo que hay que saber, ¿verdad? Con más de un millón de descargas, recoge los datos biométricos en cada trazada para garantizar la autenticidad de tu firma. Cumple todas las garantías exigidas por la Normativa Europea y la Ley de Firma Electrónica. El servicio es completamente gratuito y puedes firmar todos los documentos que quieras, una ventaja respecto a algunas de las anteriores. Además, no es necesario estar conectado a Internet.
PrivyID
PrivyID nos ofrece la forma más fácil y segura de firmar documentos digitales. Para ello utiliza un sistema de criptografía asimétrica basada en una infraestructura de alta seguridad. En lugar de registrar el trazo de tu signatura, la aplicación asigna un certificado a cada persona para verificarla correctamente, e incorpora una autenticación en dos pasos para. También puedes organizar tus archivos y aplicar filtros para acceder a ellos cómodamente.
DottedSign
Y terminamos la lista con DottedSign. Con esta aplicación podemos supervisar rápidamente las firmas y confirmar o cancelarlas con un simple clic. Puedes encontrar tus documentos fácilmente gracias a su barra de búsqueda y añadir varios firmantes para tus archivos, asignando también el orden de cada uno. Por otro lado, podrás personalizar al máximo tu signatura con las múltiples herramientas que incluye. La importación de archivos es muy sencilla y puedes hacerlo desde los servicios de nube o desde el almacenamiento del móvil.
