Cómo copiar un evento de Google Calendar a otra cuenta: guía completa y trucos

Son muchos los usuarios que tienen varias cuentas de correo electrónico en su teléfono. Si eres de esas personas y usas un calendario para organizarte, es muy posible que quieras copiar un evento en Google Calendar a otra cuenta o a otro calendario sin tener que volver a crearlo desde cero. Aquí encontrarás una guía muy completa, paso a paso, para hacerlo desde el móvil, desde la web y también para mover o transferir eventos y calendarios completos.

Si quieres tener un mismo evento en dos de tus calendarios de distintas cuentas de correo electrónico de Google en su app de calendario, no hace falta que crees el evento dos, tres o las veces que necesites. Es tan sencillo como copiarlo a tu otra cuenta de Google o a otro calendario, sin mucha más complicación y sin perder información importante como invitados, ubicación o recordatorios.

Copiar un evento de Google Calendar desde el móvil

Copiar un evento desde la aplicación de Google Calendar en Android es muy fácil. Esta opción es ideal cuando quieres reutilizar un evento existente como plantilla o colocarlo en otro calendario sin olvidarte de ningún detalle.

Para copiar un evento de un calendario a otro en la app de Calendar, solo tendrás que abrir tu calendario y pulsar sobre el evento que quieras copiar, como si fueras a ver su información completa. Una vez dentro del evento, pulsa en el botón de los tres puntos, que encontrarás en la parte superior derecha de la pantalla. Al pulsar se abrirán varias opciones, entre ellas la opción «Copiar en…», que es la que nos interesa para duplicar el evento en otra cuenta o calendario.

Al seleccionar la opción de «Copiar en…» se abrirá un menú con todas tus cuentas de correo electrónico y sus calendarios asociados. Aquí podrás elegir tanto otros calendarios de la misma cuenta como calendarios de cuentas distintas que tengas configuradas en el móvil. Selecciona la cuenta y el calendario donde quieres copiarlo. Al hacerlo, se abrirá la pantalla de creación de nuevo evento, pero con todos los datos ya rellenados al igual que el evento que estás copiando.

En esa pantalla puedes aprovechar para hacer ajustes finales, como modificar el título, cambiar la hora, añadir o quitar invitados, o cambiar el color del evento en el caso de usar una paleta de color parecida en varios calendarios. De este modo, reutilizas el evento original, pero adaptado a tu nueva necesidad.

Una vez lo hayas dejado a tu gusto, pulsa «Guardar». Si quieres guardar el evento de la misma forma que ya estaba en el otro calendario, solo tendrás que pulsar en Guardar sin tocar nada más cuando se abra la página de modificación del evento. Tras esto ya estará hecho: tendrás una copia de tu evento en tu otra cuenta de correo o en el calendario que hayas escogido.

Desde la opción «Duplicar» también puedes hacer el mismo procedimiento si lo que quieres es crear una copia rápida del evento dentro del mismo calendario o moverlo a otro. La diferencia práctica es que «Copiar en…» está pensada para cambiar de calendario (incluyendo otra cuenta), mientras que «Duplicar» funciona como plantilla para un evento nuevo que puede quedarse en el mismo calendario o cambiarse después.

Si lo que quieres es compartirlo con otra cuenta de correo de la que no tienes las credenciales en tu teléfono móvil (por ejemplo, otra cuenta tuya en la que no has iniciado sesión o la cuenta de un compañero), el procedimiento es distinto. En ese caso, más que copiar, lo que harás será compartir el evento con invitados. Para ello, en la pantalla de edición del evento, tendrás que usar el apartado «Añadir invitados» al crearlo o al modificarlo.

También puedes hacerlo durante el proceso de copia: cuando se abra la página de modificación tras pulsar en «Copiar en…», basta con que añadas invitados con su correo electrónico. De esta forma, verán el evento desde su propia cuenta, recibirán invitaciones, recordatorios y, según los permisos que les des, podrán modificar detalles o invitar a otras personas.

Copiar y mover eventos de Google Calendar desde la versión web

La versión web de Google Calendar ofrece una forma muy cómoda de copiar o mover eventos entre diferentes calendarios de una misma cuenta o de varias cuentas abiertas en el navegador. Es especialmente útil si gestionas muchos calendarios (trabajo, personal, estudios, familia, proyectos, etc.) y quieres reorganizar eventos sin tener que borrarlos y volver a crearlos.

Para copiar un evento a otro calendario desde la web:

Abre Google Calendar en tu navegador y haz clic en el evento que quieras copiar.
Se abrirá una pequeña ficha con el resumen del evento. En la parte superior derecha de esa ficha, haz clic en el botón de los tres puntos.
Selecciona la opción «Copiar en» y elige el calendario de destino entre todos los que tengas en tu cuenta.
Al hacerlo, se abrirá la interfaz completa de edición de un nuevo evento con todos los datos del original ya rellenados.
Revisa los detalles (fecha, hora, recordatorios, invitados, ubicación) y pulsa en «Guardar».

Si en lugar de copiar quieres mover el evento de un calendario a otro (es decir, que deje de existir en el calendario original y pase al nuevo), también lo puedes hacer fácilmente:

Abre Google Calendar en un ordenador.
Selecciona el evento y haz clic en el icono de editar con forma de lápiz para entrar en la página de edición completa.
Dentro de la ficha del evento, haz clic en la opción del calendario en el que está el evento, que aparece con el icono de un pequeño calendario.
Se abrirá un menú con todos tus calendarios. Elige el calendario al que quieres mover el evento.
Pulsa en «Guardar» para aplicar el cambio.

Con estas dos funciones, no necesitas borrar y recrear eventos para reorganizar tus calendarios. Puedes moverlos de un calendario a otro o simplemente hacer copias para verlos duplicados en distintos ámbitos (por ejemplo, un calendario personal y uno compartido con tu equipo).

Transferir la propiedad de un evento o calendario a otra persona

Además de copiar eventos a otros calendarios, Google Calendar permite transferir la propiedad de eventos concretos y de calendarios completos a otras personas. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo, estudios o equipos, cuando alguien deja de ser el responsable de una agenda y otra persona debe pasar a gestionarla.

Antes de hacerlo, conviene tener claras algunas limitaciones importantes que establece Google:

No puedes transferir tu calendario principal, el que se crea automáticamente al iniciar sesión en Calendar por primera vez.
Solo puedes transferir la propiedad de calendarios secundarios, es decir, cualquier calendario que hayas creado de forma manual o un calendario de grupo compartido contigo.
Si eliminas tu cuenta de Google, también se borrarán todos los calendarios que tengas. Para evitarlo, es recomendable transferir la propiedad de aquellos calendarios que quieras conservar.
No puedes transferir eventos con más de 200 invitados a otro propietario o calendario.
Cuando transfieres un evento o calendario, el nuevo propietario recibe un correo con un enlace para aceptar la propiedad. Este enlace suele tener un tiempo limitado para su aceptación, durante el cual tú sigues siendo el propietario.
Si el evento incluye un enlace de Google Meet, se aplican también las políticas de videoconferencia asociadas a la cuenta del nuevo propietario.

Importante: solo el propietario actual del calendario puede hacer una transferencia. En cuentas de trabajo o de centros educativos, el nuevo propietario debe pertenecer a la misma organización para que la transferencia tenga efecto.

Cómo transferir la propiedad de un calendario

Para pasar un calendario secundario completo a otra persona:

Abre Google Calendar en un ordenador.
En la parte izquierda, sitúate en la sección «Mis calendarios».
Junto al calendario que quieres transferir, haz clic en Opciones → Configurar y compartir.
En el apartado «Compartido con», localiza a la persona a la que quieres transferir la propiedad y haz clic en el menú desplegable de permisos.
Selecciona «Transferir propiedad».
Confirma la acción de nuevo en «Transferir propiedad».

Cuando el nuevo propietario acepte la transferencia desde el correo que recibirá, tu permiso sobre ese calendario se convertirá automáticamente en «Hacer cambios y gestionar el uso compartido», por lo que seguirás teniendo acceso completo, pero ya no serás el dueño principal.

Cómo transferir la propiedad de un evento

Si lo que quieres es cambiar el responsable de un evento concreto (por ejemplo, una reunión periódica de equipo o una clase), puedes usar la opción de cambio de propietario:

Abre Google Calendar en un ordenador.
Selecciona un evento que sea tuyo.
En la parte superior derecha del evento, haz clic en Opciones → Cambiar propietario.
Escribe la dirección de correo del nuevo propietario y añade un mensaje si quieres explicarle el motivo.
Haz clic en «Cambiar de propietario».

La persona recibirá un correo para aceptar o rechazar la propiedad. Hasta que lo acepte, seguirás siendo el propietario del evento.

Copiar, mover y duplicar eventos entre calendarios en la app de Calendar

En la versión móvil de Google Calendar el funcionamiento es muy parecido al de la web, con algunas diferencias en la interfaz. Lo fundamental es que desde el móvil también puedes mover un evento de un calendario a otro y copiarlo rápidamente sin necesidad de usar un ordenador.

Para mover un evento a otro calendario desde la app:

Abre la aplicación Google Calendar en tu dispositivo Android.
Pulsa en el evento que quieras mover.
Toca el icono de editar (el lápiz) en la esquina superior derecha.
En la parte superior de la pantalla, verás el calendario actual del evento. Pulsa sobre él.
Selecciona el nuevo calendario de destino en el listado que aparece.
Revisa los datos y pulsa «Guardar».

Si, en lugar de mover, quieres copiar un evento en otro calendario sin perder la copia en el calendario original, puedes hacerlo desde la ventana de detalle del evento:

Pulsa sobre el evento deseado.
Toca el botón de los tres puntos situado arriba a la derecha.
Selecciona la opción «Copiar en».
Elige el calendario de destino y, si quieres, ajusta algún detalle.
Confirma con «Guardar».

Esta forma de copiar usando «Copiar en» te permite mantener sincronizadas varias agendas: por ejemplo, tener un calendario privado y otro compartido con tu equipo donde solo vas colocando aquellos eventos relevantes para trabajo o estudios.

Antes de copiar un evento… hay que crearlo

Está muy bien saber copiar un evento de Google Calendar a otra cuenta, pero antes hay que ver cómo se crea un evento para poder compartirlo o duplicarlo posteriormente. Google Calendar destaca por tener una interfaz muy intuitiva que facilita este proceso, tanto en Android como en la web.

Para crear un evento desde la app de Google Calendar en Android, el procedimiento básico es el siguiente:

Entra en la app y pulsa en el botón de «+».
Se abrirá un menú contextual donde puedes crear varios elementos, entre ellos «Evento» como una de las principales opciones.
En la pantalla de creación tendrás todas las opciones esenciales para nombrar el evento, establecer su hora de inicio y finalización, definir si es de día completo o con horas concretas, y configurar la frecuencia (una sola vez o repetición).
Además, podrás agregar la ubicación, la descripción y la visibilidad del evento (público, privado o predeterminado), aunque para que otras personas lo vean tendrás que compartirlo o invitarlas.

De manera opcional, cuentas con otras herramientas muy útiles para configurar el evento al detalle:

Si quieres invitar a otras personas, añádelas al evento desde el apartado de invitados. Así recibirán una invitación por correo con la opción de aceptar, rechazar o indicar que quizá asistan.
Para cambiar el calendario al que añades el evento, toca el nombre del calendario en la parte superior de la pantalla y elige el que quieras, ya sea personal, de trabajo, de familia, etc.
Puedes definir recordatorios y notificaciones personalizados para que el sistema te avise con antelación (minutos, horas o días antes).
Es posible añadir archivos adjuntos desde Google Drive, lo que resulta práctico para reuniones con documentos, presentaciones o informes.

Por último, si quieres permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otras personas o vean la lista completa de asistentes, dirígete a la sección «Los invitados pueden», donde podrás activar los niveles de acceso que quieras otorgar.

Crear un evento tocando una hora disponible

Otra forma rápida de crear un evento en Android es hacerlo directamente sobre una hora libre del calendario:

En tu teléfono Android, abre la aplicación Calendar.
Arriba a la izquierda, toca Menú (icono de las tres líneas horizontales) y elige la vista Día, 3 días o Semana. Luego pulsa sobre una hora disponible.
Para cambiar la duración del evento, toca y arrastra los círculos superiores o inferiores del bloque de evento que acaba de crearse.
Asígnale un título, invita a otras personas o añade salas y recursos si tu organización lo permite.
Para saber a qué hora están disponibles los invitados, desliza el dedo hacia abajo o toca «Ver agendas».
Si quieres editar detalles adicionales del evento (como la ubicación, las notificaciones o la descripción), desliza el dedo hacia arriba en la parte superior del evento, junto a «Guardar».
Toca «Guardar» para confirmar.

Una vez dominas la creación de eventos, copiarlos y moverlos entre calendarios se vuelve una tarea mucho más fluida, ya que entiendes qué datos se arrastran con cada copia (invitados, recordatorios, ubicación, etc.) y cómo ajustarlos según tus necesidades.

Copiar eventos de Google Calendar entre cuentas mediante exportar e importar

Cuando necesitas copiar muchos eventos de una cuenta de Google a otra (por ejemplo, si cambias de cuenta personal, de correo corporativo o de centro educativo), la forma más práctica no es copiar evento a evento, sino usar el sistema de exportación e importación de Google Calendar.

Este método es ideal para una transferencia puntual o semipuntual de información. Debes tener en cuenta que los eventos nuevos que se creen después de la importación no se copiarán automáticamente, por lo que no sirve como sincronización en tiempo real, sino como «foto» de tu calendario en un momento concreto.

Exportar eventos de Google Calendar

Para exportar tus calendarios desde la web de Google Calendar:

Inicia sesión en Google Calendar con la cuenta que contiene el calendario original.
Haz clic en el icono de engranaje (Configuración) en la esquina superior derecha y entra en «Configuración».
En el menú lateral, selecciona «Importar y exportar».
En el apartado de «Exportar», pulsa en el botón «Exportar».
El navegador descargará un archivo .zip. Ábrelo y encontrarás uno o varios archivos con extensión .ics, uno por cada calendario exportado.

Si quieres exportar solo un calendario concreto:

En la sección «Mis calendarios», sitúa el ratón sobre el calendario deseado.
Haz clic en Más opciones → Configuración y uso compartido.
Desplázate hasta encontrar la opción «Exportar calendario» y pulsa sobre ella.
Se descargará un archivo .ics con todos los eventos de ese calendario.

Si al exportar apareciera algún problema:

Un error tipo «Error de procesamiento de feed» al usar una dirección iCal suele indicar que debes usar la dirección secreta en formato iCal en lugar de la pública.
En cuentas corporativas o educativas, puede que el administrador haya bloqueado la exportación de eventos. En ese caso necesitarás su ayuda.

Importar eventos en otro Google Calendar

Con tus archivos .ics ya listos, puedes importarlos a la cuenta donde quieras replicar tus eventos:

Abre Google Calendar con la cuenta de destino.
Haz clic en el icono de configuración (engranaje) y entra de nuevo en «Configuración».
En el menú de la izquierda, elige «Importar y exportar».
En el apartado «Importar», pulsa en «Seleccionar archivo de tu ordenador» y busca el archivo .ics que has extraído del .zip.
En el desplegable «Añadir a calendario», selecciona el calendario de destino. Si quieres uno nuevo, créalo antes desde «Mis calendarios → Crear calendario nuevo».
Haz clic en «Importar». Todos los eventos del archivo .ics se copiarán al calendario que has elegido.

Con este sistema puedes, por ejemplo, fusionar dos calendarios en uno solo, crear una copia de seguridad en otra cuenta o duplicar tus eventos antiguos para reorganizarlos sin perder el histórico.

Copiar eventos de Google Calendar a otros calendarios (Outlook, Apple Calendar, etc.)

No solo es posible copiar eventos entre cuentas de Google. También puedes llevar tus eventos de Google Calendar a otras plataformas como Outlook o Apple Calendar, lo que resulta útil si combinas dispositivos y ecosistemas distintos.

Copiar eventos de Google Calendar a Outlook

Para pasar tus eventos de Google Calendar a Outlook, el método más sencillo es también la importación de un archivo .ics exportado desde Google:

Exporta tu calendario de Google como se ha explicado antes y obtén el archivo .ics.
Abre Outlook en su versión de escritorio.
Ve al menú «Archivo» y selecciona «Abrir y exportar».
Haz clic en «Importar o exportar».
Elige la opción «Importar un archivo iCalendar (.ics) o vCalendar (.vcf)» y pulsa en «Siguiente».
Busca y selecciona el archivo .ics que exportaste desde Google Calendar.
Sigue las instrucciones del asistente para completar la importación, eligiendo el calendario de Outlook de destino.

Copiar eventos de Google Calendar a Apple Calendar

Si utilizas dispositivos Apple, la integración con Google Calendar es muy cómoda, sobre todo si activas la sincronización con iCloud y tus cuentas de Google:

En tu iPhone, iPad o Mac, entra en Ajustes / Preferencias del sistema y busca el apartado de «Cuentas» o «Cuentas de Internet».
Selecciona «Añadir cuenta» y elige «Google».
Inicia sesión con la cuenta de Google que tiene el calendario que quieres copiar o sincronizar.
Activa la opción «Calendarios» para esa cuenta.
Los calendarios de Google se sincronizarán automáticamente con la app Calendario de Apple.

Si solo quieres sincronizar algunos calendarios específicos y no todos, puedes ir a la página google.com/calendar/iphoneselect desde un navegador y seleccionar qué calendarios se muestran en tus dispositivos iOS.

Importar eventos a Google Calendar desde otros calendarios o desde Excel

El proceso inverso también es posible: puedes llevar tus eventos desde otras plataformas a Google Calendar, ya sea desde Outlook, Apple Calendar u otras aplicaciones de calendario, así como a partir de listados en hojas de cálculo.

Importar desde otros calendarios (Outlook, Apple Calendar, etc.)

En general, casi todas las aplicaciones de calendario permiten exportar sus eventos a formatos compatibles con Google Calendar, como .ics o .csv. El flujo suele ser el siguiente:

Abre tu aplicación de calendario (recomendable hacerlo en su versión de escritorio).
Busca la opción de «Archivo» o «Configuración» y localiza alguna función similar a «Exportar».
Elige el calendario que quieras exportar y selecciona el formato .ics (iCalendar) o, si está disponible, .csv.
Guarda el archivo en tu ordenador.
Importa ese archivo en Google Calendar usando el menú «Configuración → Importar y exportar → Importar», seleccionando el calendario de destino.

Importar eventos a Google Calendar desde Excel

Si tienes muchos eventos organizados en una hoja de cálculo (por ejemplo, un listado de clases, turnos o citas), puedes convertir esa información en eventos de Google Calendar. Para hacerlo correctamente, prepara tu archivo de Excel y expórtalo a CSV:

En la primera fila de la hoja de cálculo, crea encabezados claros para cada columna. Algunos de los más útiles para Google Calendar son: Subject (asunto), Start Date (fecha de inicio), Start Time (hora de inicio), End Date (fecha de fin), End Time (hora de fin), Description (descripción), Location (ubicación). No es necesario rellenarlos todos, pero cuantos más completes, más detallados serán los eventos.
Rellena las filas con tus eventos, asegurándote de usar formatos de fecha y hora coherentes y reconocidos por Google Calendar.
Guarda el archivo en formato CSV (Valores separados por comas).
Entra en Google Calendar desde el navegador y ve a «Configuración → Importar y exportar → Importar».
Pulsa en «Seleccionar archivo de tu ordenador» y elige el archivo CSV que has guardado.
Escoge el calendario de destino donde se crearán los eventos y haz clic en «Importar».
Actualiza la página de Google Calendar para comprobar cómo han aparecido todos tus eventos.

Copiar, fusionar y duplicar eventos de forma avanzada en Google Calendar

Además de la exportación e importación masiva, Google Calendar incluye otras funciones muy prácticas para gestionar grandes volúmenes de eventos o crear variantes de un mismo evento en diferentes fechas y calendarios.

Copiar un evento individual como plantilla

Si necesitas crear un evento muy parecido a otro, en lugar de empezar de cero puedes usar la función de copiado individual. En la web, basta con abrir el evento, hacer clic en el botón de tres puntos y elegir «Copiar en». En la app móvil, el funcionamiento es similar usando ese mismo menú. Obtendrás una nueva ficha con todos los detalles heredados (título, ubicación, recordatorios, invitados, notas, etc.) lista para adaptarla.

Fusionar calendarios mediante importar/exportar

Si tienes varios calendarios dispersos y quieres concentrar todo en uno solo, la forma más sólida de hacerlo es la que ya hemos visto: exportar un calendario y importar su archivo .ics en otro calendario de tu elección. De este modo, fusionas su contenido y puedes después optar por ocultar o borrar el calendario original si ya no lo necesitas.

Duplicar eventos de forma rápida

La función de «Duplicar evento» es muy útil cuando necesitas programar muchas citas similares (por ejemplo, clases, entrenamientos, reuniones periódicas) que no encajan exactamente en una serie recurrente clásica. Duplicando un evento base y modificando solo la fecha u hora, ahorras tiempo y reduces errores al no tener que rellenar todos los campos cada vez.

Limpiar y eliminar calendarios antiguos

Con el tiempo es fácil acumular calendarios antiguos o de proyectos finalizados. Para mejorar la organización y evitar confusiones, es buena idea eliminar calendarios que ya no usas. En la configuración de cada calendario secundario, puedes encontrar la opción de «Eliminar calendario» o «Quitar suscripción», según sea tuyo o esté compartido contigo. Antes de borrarlos, puedes hacer una exportación para guardar una copia en otra cuenta si crees que te harán falta en el futuro.

Automatizar la copia de eventos de un calendario a otro

En algunas situaciones, como calendarios compartidos de universidad o de equipo, puede que quieras copiar solo ciertos eventos automáticamente desde un calendario general a otro más personal. Por ejemplo, copiar todos los eventos cuyo título contenga «Grupo X» a tu propio calendario.

De forma nativa, Google Calendar no ofrece una opción directa para aplicar filtros y copiar eventos de forma automática en función del texto del título, etiquetas o participantes. Lo que sí puedes hacer es:

Usar el compartido del calendario completo y ocultar en tu vista aquellos calendarios o eventos que no te interesen.
Revisar periódicamente el calendario compartido y copiar manualmente los eventos relevantes usando «Copiar en».
En entornos más avanzados, recurrir a Google Apps Script o herramientas de terceros (como integraciones tipo Zapier, Make, etc.) para crear automatizaciones que, mediante filtros de texto, copien o creen eventos en otros calendarios. Estas opciones requieren configuración adicional y, en ocasiones, permisos especiales del administrador.

Google Calendar como herramienta central de organización

Google Calendar se ha consolidado como una de las mejores aplicaciones de calendario disponibles para dispositivos Android y para la web. Es gratuita, está integrada con Gmail (reconoce automáticamente reservas de vuelos, hoteles, citas), incentiva hábitos saludables con sus objetivos y, sobre todo, es muy fácil de usar a diario.

Un detalle clave de Google Calendar es que permite gestionar múltiples calendarios, tanto dentro de una misma cuenta como entre diferentes cuentas de Google. A esto se suma la posibilidad de copiar y duplicar eventos de un calendario a otro directamente desde la app oficial y la versión web, evitando el trabajo repetitivo de recrear los mismos eventos una y otra vez.

Opciones como «Duplicar» y «Copiar en…» hacen que organizar tu tiempo sea mucho más flexible, ya que cualquier evento puede convertirse en la base para nuevos eventos o replicarse en otros calendarios y cuentas con unos pocos toques o clics.

Combinando estas funciones con la posibilidad de exportar, importar, transferir propiedad y sincronizar con otros sistemas, Google Calendar se adapta tanto a un uso personal básico como a entornos profesionales complejos, donde colaborar, compartir agendas y mantener varias cuentas ordenadas es imprescindible para no perder ninguna cita importante.