Algo en lo que creo que todo el mundo está de acuerdo es que las aplicaciones que ofrece Microsoft en el paquete de Office son de las mejores para realizar tareas de ofimática. Tienen competidores que se acercan bastante, como la alternativa LibreOffice, y otras alternativas a Microsoft Office, que traen muy buenas opciones y a la que pocas cosas hay que envidiarle, pero seguimos pensando que está un escalón por debajo, tanto en diseño de la interfaz como en variedad de funciones y compatibilidad con documentos.
Una de las aplicaciones que vienen incluidas en el paquete de Office es Microsoft Excel, que sirve para crear y editar hojas de cálculo, y a eso te vamos a enseñar hoy: a crear y editar un documento en Excel desde un móvil Android, paso a paso y con todos los trucos básicos para que puedas sacarle partido tanto si quieres controlar tus gastos como si necesitas trabajar con tus datos desde cualquier lugar, y si trabajas también con textos consulta cómo crear un documento Word.
Instalar Excel en tu móvil Android
Lo primero, por supuesto, es instalar la aplicación de Excel en tu móvil. Si no la tienes instalada, la puedes descargar de Google Play Store desde aquí:
La descarga de Excel para teléfonos Android es gratuita y se realiza como cualquier otra aplicación de la tienda. Una vez que la hayas instalado, solo tendrás que iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft para poder crear o editar documentos (en la mayoría de dispositivos con pantallas pequeñas es suficiente con una cuenta gratuita).
Algunos puntos importantes a tener en cuenta antes de empezar:
- Excel para Android funciona en la mayoría de móviles y tablets modernos, pero es recomendable contar con al menos 1 GB de memoria RAM para que la aplicación funcione con fluidez.
- Para crear o editar documentos habitualmente se te pedirá que inicies sesión con una cuenta de Microsoft. Con ella podrás además sincronizar tus archivos con la nube (como OneDrive) y continuar tu trabajo en otros dispositivos.
- Si quieres desbloquear la experiencia completa de Microsoft 365 (funciones avanzadas, más opciones de colaboración, etc.), puedes suscribirte a un plan de pago, aunque para la mayoría de usos básicos no es imprescindible.
Una vez instalada y con la sesión iniciada, ya tendrás todo listo para crear tu primera hoja de cálculo en Excel desde Android.
Crear un nuevo libro de Excel en Android
Una vez que entremos en la aplicación, usaremos el botón de añadir documento, que es el botón que encontramos en la esquina superior derecha. Al pulsarlo, se abrirá un menú de opciones preestablecidas entre las que encontraremos plantillas como presupuestos, listas de tareas o calendarios, y también la opción «Libro en blanco», que es con la que vamos a trabajar hoy.
Seleccionaremos esa opción para partir de cero. En nuestro caso, vamos a usar esta nueva hoja de cálculo para llevar la contabilidad doméstica, pero el proceso te sirve exactamente igual para cualquier otro tipo de documento: inventarios, listas de productos, registros de notas, planificación personal, etc.
Cuando creas el libro en blanco, se mostrará una hoja de cálculo vacía con filas numeradas (1, 2, 3…) y columnas identificadas con letras (A, B, C…). Cada intersección es una celda, que es donde podrás introducir datos, fórmulas o texto.
Para organizar bien tu archivo desde el principio, es recomendable asignar un nombre claro al libro. Puedes hacerlo al guardar por primera vez o desde las opciones de archivo, usando un título que describa para qué sirve ese Excel (por ejemplo, «Cuentas mensuales», «Gastos de casa» o «Lista de inventario»).
Cómo escribir datos y títulos en tu hoja de cálculo
Antes de empezar a introducir fórmulas, conviene que tu hoja quede bien estructurada. Primero titularemos las celdas que queramos, en este caso con los primeros meses del año y con los principales gastos a tener en cuenta.
Lo siguiente que haremos será llenar las diferentes celdas con la información que queramos, en este caso, los gastos mensuales de una casa. Para ello, usaremos la primera celda para poner un título acorde con la información que haya dentro del documento, de modo que sea fácil identificar su contenido si lo abrimos más adelante o lo compartimos con otras personas.
Excel para Android ofrece varias formas sencillas de escribir en las celdas:
- Pulsa una celda una vez para seleccionarla y luego usa la barra de fórmulas que aparece en la parte superior para escribir el contenido.
- También puedes pulsar dos veces sobre una celda para empezar a escribir directamente en ella, lo que resulta muy cómodo cuando trabajas con el teclado táctil del móvil.
- Cuando termines de escribir, pulsa la marca de verificación (el icono de aceptar) para confirmar el contenido de la celda.
Si te equivocas al introducir un dato, solo tienes que seleccionar la celda y pulsar la opción «Borrar» que aparece en el menú contextual o en la barra superior. De este modo podrás eliminar rápidamente el contenido sin modificar el resto del documento.
Introducir fórmulas básicas y funciones en Excel para Android
Ahora añadiremos las fórmulas que nos permitirán hacer los cálculos. En este caso, usaremos dos tipos de fórmula: la fórmula predefinida del sumatorio y una fórmula de resta simple usando el símbolo igual.
En Excel para Android puedes escribir fórmulas de dos formas:
- Escribiendo tú mismo la fórmula en la celda, empezando siempre por el símbolo =.
- Usando el botón de funciones fx, que abre la biblioteca de funciones de Excel para que elijas la que necesitas.
Para insertar una fórmula desde la biblioteca, toca el botón fx y verás una lista con las funciones más utilizadas (SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc.). Toca una de ellas y después completa la fórmula seleccionando las celdas que deseas usar para la operación.
En nuestro ejemplo de contabilidad doméstica, vamos a sumar todos los gastos de cada mes y calcular la cantidad de dinero restante.
Cómo hacer una autosuma en Excel para Android
Para hacer la autosuma tendremos que pulsar el botón con forma de flecha de color verde que encontramos en la esquina inferior derecha. Al hacerlo, se desplegará un menú con varias opciones y tenemos que bajar hasta encontrar la opción «Autosuma» y pulsar sobre ella.
Después elegimos la opción «Suma», que es la primera de la lista, y a continuación seleccionamos las celdas que quieras usar para esta suma. Excel añadirá automáticamente la fórmula con el rango de celdas y calculará el resultado.
La opción de autosuma es ideal para:
- Calcular el total de gastos de un mes.
- Saber la suma de ingresos o ventas.
- Obtener rápidamente el total de una columna o fila de datos sin tener que escribir a mano la fórmula completa.
Si en algún momento necesitas modificar el rango de la autosuma (por ejemplo, añadir una nueva fila), puedes seleccionar la celda que contiene la fórmula, editarla desde la barra de fórmulas y ampliar las referencias de celdas según te convenga.
Realizar restas y otras operaciones básicas
Para hacer la resta, seleccionamos una celda y hacemos un doble toque para desplegar el teclado alfanumérico. Dentro de la celda, escribimos la fórmula que lleva a cabo la resta (sirve para cualquier tipo de operación básica cambiando el símbolo matemático).
Por ejemplo, si queremos calcular el dinero que sobra después de pagar los gastos mensuales, podemos usar una fórmula como:
- =B1-B2, cambiando las coordenadas de las celdas por las que contienen los datos necesarios para la operación (ingresos en una celda y gastos totales en otra).
Este mismo sistema se aplica a:
- Suma: =B1+B2+B3
- Multiplicación: =B1*B2
- División: =B1/B2
La clave está en recordar que todas las fórmulas en Excel empiezan por el símbolo = y que puedes combinar números y referencias a celdas para realizar cualquier tipo de cálculo básico.
Cuando tengamos el resultado de la resta, podemos ponerlo en negrita para resaltarlo. Para ello, volveremos a pulsar el botón verde con forma de flecha teniendo la celda ya seleccionada y pulsaremos sobre el botón con forma de N, que aplica el formato de negrita.
Usar funciones de Excel: biblioteca fx y sugerencias
Además de las fórmulas básicas, Excel para Android incluye una biblioteca muy completa de funciones a la que puedes acceder desde el botón fx. Esta biblioteca es muy útil cuando quieres aplicar cálculos más avanzados sin tener que recordar la sintaxis exacta.
Al tocar el botón fx, verás funciones organizadas por categorías (financieras, lógicas, estadísticas, de texto, etc.). Solo tienes que:
- Seleccionar la función que necesitas (por ejemplo, PROMEDIO, MAX, MIN).
- Indicar el rango de celdas al que se va a aplicar.
- Confirmar la fórmula para que Excel calcule el resultado automáticamente.
Esto resulta especialmente útil cuando quieres:
- Obtener el promedio de tus gastos en varios meses.
- Localizar el valor más alto (pico de consumo o gasto máximo).
- Encontrar el valor mínimo (mes con menos gastos).
De este modo, tu hoja de cálculo no solo almacena datos, sino que también te ayuda a analizarlos y tomar decisiones con mayor facilidad desde tu móvil.
Dar formato y resaltar celdas importantes
También daremos formato a las celdas más importantes, es decir, las que contienen resultados de operaciones, totales o datos clave. Para ello, podemos añadir el formato de borde que queramos, cambiar el color de fondo, el tipo de letra o el tamaño.
En este caso hemos usado el borde exterior grueso para destacar determinadas celdas, pero tú puedes hacerlo como más te guste porque hay una gran cantidad de opciones de personalización en Excel para Android.
Entre las herramientas de formato más útiles para una hoja de contabilidad doméstica están:
- Negrita, cursiva y subrayado para títulos y totales.
- Color de texto para distinguir ingresos, gastos o avisos.
- Color de relleno de celda para agrupar visualmente secciones (por ejemplo, gastos fijos frente a variables).
- Bordes (finos o gruesos) para marcar tablas, resúmenes o bloques de datos.
- Formato de número para mostrar importes con símbolo de moneda, decimales o porcentajes.
Además, desde Excel para Android puedes:
- Ordenar y filtrar columnas para encontrar rápidamente los datos que te interesan.
- Usar la opción de buscar y reemplazar para corregir valores o cambiar etiquetas en muchas celdas a la vez.
- Aplicar estilos de tabla predefinidos para dar un aspecto más profesional a tu hoja de cálculo.
Editar, mover y organizar columnas y filas
Cuando trabajas con muchos datos, es frecuente que quieras reorganizar la información cambiando el orden de las columnas o filas. En Excel para Android esto es bastante sencillo.
Para mover una columna completa:
- Pulsa el encabezado de la columna (la letra situada en la parte superior).
- Vuelve a pulsar y mantén presionado hasta que la columna quede seleccionada.
- Arrástrala a la nueva ubicación en la hoja de cálculo.
De forma similar, puedes seleccionar y mover filas completas para reordenar tus datos sin necesidad de copiar y pegar continuamente.
Si quieres borrar el contenido de varias celdas, filas o columnas, selecciónalas y usa la opción «Borrar». Esta acción elimina los datos, pero mantiene la estructura (las celdas siguen existiendo, solo que vacías), lo que es muy útil para limpiar tu hoja sin desconfigurarla.
Crear gráficos y analizar datos desde el móvil
Una de las grandes ventajas de Excel es que no solo sirve para guardar números, sino también para visualizar los datos mediante gráficos. Y desde Android puedes hacerlo directamente en tu móvil o tablet.
Con Excel para Android podrás:
- Crear gráficos de barras, líneas, columnas o circulares a partir de tus datos.
- Anotar y editar gráficos para resaltar puntos clave.
- Añadir o modificar etiquetas de datos para que se entiendan mejor los resultados.
Esto es especialmente útil cuando quieres ver de un vistazo:
- Cómo evolucionan tus gastos mensuales a lo largo del año.
- Qué categoría de gasto consume más presupuesto.
- La comparación entre diferentes fuentes de ingresos.
Además, Excel cuenta con herramientas de análisis de datos como tablas dinámicas (pivot tables) y opciones de visualización avanzadas, que también están disponibles desde el móvil, aunque suelen aprovecharse mejor en pantallas algo más grandes como tablets.
Colaborar, compartir y trabajar desde cualquier lugar
Otra función muy potente de Excel en Android es la posibilidad de compartir tus libros con otras personas para que puedan verlos, editarlos o añadir comentarios; además, puedes aprender a enviar documentos Office por WhatsApp.
Con unos pocos toques puedes:
- Compartir archivos o enlaces a tu libro de Excel por correo electrónico o aplicaciones de mensajería.
- Invitar a otros usuarios a editar el documento contigo en tiempo real.
- Permitir que otros solo puedan ver o comentar, si no quieres que modifiquen los datos.
Esta capacidad convierte a Excel para Android en una herramienta ideal para:
- Compartir presupuestos con tu familia o pareja.
- Coordinar listas de tareas o inventarios con compañeros de trabajo.
- Revisar y comentar informes y datos desde cualquier lugar.
Si además usas servicios en la nube (como OneDrive), tus hojas de cálculo se guardan y sincronizan automáticamente, de modo que puedas continuar justo donde lo dejaste en tu ordenador, tablet u otro móvil.
Guardar tu documento de Excel en Android
Ahora solo queda guardar el documento. Para esto pulsaremos sobre el botón vertical de tres puntos, que está en la esquina superior derecha. Se desplegará un menú con varias opciones; elegiremos «Guardar» o «Guardar como». En este caso, seleccionamos «Guardar como».
Después elegiremos el método de guardado (almacenamiento local o nube), la carpeta en la que vamos a guardar el archivo y le pondremos un nombre. Por ejemplo, podemos llamarlo «Cuentas mensuales» y, finalmente, le daremos a guardar.
Es importante acostumbrarse a guardar de forma periódica, aunque Excel en Android guarda automáticamente muchos cambios, sobre todo si el archivo está en la nube. Aun así, usar la opción de guardar manualmente garantiza que no pierdas información importante si cierras la aplicación o si se queda sin batería el dispositivo.
Una vez guardado, tu documento de Excel estará listo para abrirlo desde el propio móvil, desde un ordenador o desde cualquier otro dispositivo en el que tengas instalada la aplicación y tu sesión iniciada.
Dominar la creación de documentos en Excel desde Android te permite llevar tus cuentas, colaborar en tiempo real y analizar datos directamente desde el móvil, con la flexibilidad de las funciones de escritorio y la comodidad de poder trabajar en cualquier momento y lugar.
