Google anunció la creación de un atajo para crear un Documento de Google, ya sean documentos de texto, formularios, websites y todo lo soportado a través de su entorno ofimático en la nube de Google Docs. Para funcionar, basta con escribir en la barra de direcciones de tu navegador un comando muy útil y fácil de recordar. Es compatible con Android, aunque no esté instalada la app de Docs. Los archivos creados se guardan automáticamente en Drive, de forma que siempre tendrás una copia en la nube accesible desde cualquier dispositivo con tu cuenta de Google.
La idea de usar un atajo para crear un Documento de Google sigue presente en el desarrollo de los de Mountain View, y es que se han ido añadiendo nuevos atajos con el objetivo de crear formularios (form.new y forms.new), presentaciones, hojas de cálculo, sitios web y otros tipos de archivo de Google Drive. Estos comandos convierten al navegador en una especie de lanzador rápido, perfecto para quienes necesitan crear archivos con frecuencia.
Para utilizar estos atajos a la hora de crear Documentos, Formularios o Tablas en Google Docs lo único que hay que escribir en la barra de direcciones del navegador es ‘doc.new‘ en caso de que lo que se desee abrir sea un nuevo documento de texto sin título. Lo mismo ocurre con cualquier otra utilidad de Google Docs, a saber: doc, docs, documents, form, forms… Cada comando abre un archivo nuevo en blanco en el servicio correspondiente y queda asociado automáticamente a la cuenta de Google con la que estés autenticado en el navegador.
La utilidad funciona con los navegadores en Android, aunque la app de Google Docs no esté instalada. Eso sí, si no quieres operar sobre el propio navegador, el dispositivo Android te invitará a instalar la app a través de la Play Store. De esta manera puedes elegir entre seguir editando en el navegador o aprovechar las funciones adicionales de la aplicación nativa, como el acceso sin conexión o la integración más profunda con el sistema.
https://twitter.com/googledocs/status/1055490445088903168
Cuáles son los atajos para crear Documentos de Google con el navegador
A través de un gif animado en su Twitter oficial, Google Docs anunció los siguientes comandos a escribir en la barra de direcciones para abrir nuevos documentos. Todos ellos son fáciles de recordar y todos crean un archivo en blanco asociado a tu cuenta de Drive. Puedes usar cualquiera de las variantes de cada tipo según te resulte más cómodo, el resultado será el mismo:
- docs.new
- documents.new
- form.new
- forms.new
- sheet.new
- sheets.new
- spreadsheets.new
- site.new
- sites.new
- websites.new
- slide.new
- slides.new
- presentation.new
- deck.new
En todos los casos, el documento se crea en blanco y se guarda en la raíz de tu Google Drive o en la carpeta que tengas seleccionada si estás dentro de Drive. Desde ahí podrás renombrarlo, moverlo a otra carpeta o compartirlo con otros usuarios. Estos comandos funcionan en Chrome, en otros navegadores basados en Chromium y también en navegadores móviles siempre que tengas sesión iniciada con tu cuenta de Google.
Comandos específicos para nuevos documentos de Google Drive
Además de la lista básica de atajos, conviene repasar de forma ordenada cuáles son los comandos principales para cada tipo de archivo de Google Drive. La ventaja de este sistema es que puedes crear nuevos documentos de Google Docs, Sheets, Slides, Sites o Forms escribiendo solo una palabra en la barra de direcciones del navegador, sin abrir antes Drive ni navegar por menús.
Con este truco, vas a poder abrir un nuevo documento de texto, una hoja de cálculo, una presentación, una web o un formulario, todos ellos en blanco y directamente desde el navegador. Lo único que necesitas hacer para esto es escribir uno de los comandos que hay para crear un nuevo documento en cada uno de los servicios de Google Drive.
Aquí tienes la lista de comandos para crear un nuevo archivo en cada uno de los servicios de Drive. Todos los comandos de cada servicio valen para lo mismo y puedes elegir el que mejor recuerdes:
- Documentos: doc.new, docs.new, documents.new
- Hojas de cálculo: sheet.new, sheets.new, spreadsheet.new
- Presentaciones: slide.new, slides.new, deck.new, presentation.new
- Sitios web: site.new, sites.new, website.new
- Formularios: form.new, forms.new
En el día a día, estos atajos son especialmente útiles si sueles trabajar con múltiples documentos de forma simultánea, por ejemplo para tomar notas rápidas, crear formularios de encuestas o iniciar una presentación desde cero sin tener que pasar por la página principal de Drive.
Cómo usar el atajo para crear un Documento de Google en un navegador en Android
El funcionamiento en Android es exactamente igual que en cualquier otro navegador de otro dispositivo: basta con tipear la dirección concreta del atajo en la barra de direcciones del navegador en Android y se creará la sesión bajo tu cuenta de Google. A continuación, se abrirá el editor correspondiente y, si tienes la app instalada, Android puede sugerirte continuar en la aplicación nativa.
Para hacerlo aún más rápido, puedes usar el atajo de teclado de tu ordenador (Cmd + L en Mac o Ctrl + L en Windows) para ir a la barra de búsqueda del navegador y ahí escribir, por ejemplo, docs.new > Enter. En el caso de Android, basta con tocar la barra de direcciones, escribir el comando y pulsar en ir. No es necesario recordar rutas largas ni navegar por menús, lo que agiliza el proceso cuando necesitas crear contenido de forma frecuente.
La utilidad funciona con los navegadores en Android aunque la app de Google Docs no esté instalada. En ese caso, el documento se abrirá en la versión web optimizada para móviles. Si más adelante decides instalar la aplicación desde la Play Store, la próxima vez que pulses un comando podrás elegir si quieres abrir el archivo en el navegador o en la propia app de Docs, Sheets o Slides.
Para quienes tienen varias cuentas de Gmail (por ejemplo, una personal y otra profesional), también es posible elegir en qué cuenta se crea el documento usando un pequeño truco. Si quieres que el documento se cree en tu cuenta principal, puedes usar simplemente docs.new. Para crearlo en una cuenta secundaria, existe la posibilidad de añadir un sufijo como docs.new/1, docs.new/2 y así sucesivamente si tienes más cuentas configuradas en el navegador, replicando la misma lógica con sheets.new o slides.new. De esta forma evitas cambiar manualmente de perfil cada vez que necesitas un nuevo archivo asociado a otra cuenta.
Atajos de navegación y productividad en Google Docs
Además de los comandos en la barra de direcciones, Google Docs ofrece una enorme cantidad de atajos de teclado para navegar por documentos, tablas y otras herramientas. Muchos usuarios solo aprovechan las opciones básicas, pero conocer estos atajos permite trabajar más rápido y sin depender tanto del ratón.
En la navegación por documentos se pueden usar combinaciones como mantener pulsadas Ctrl + ⌘, pulsar a y luego h para mostrar el esquema, o usar combinaciones con las teclas n y p junto con diferentes letras para ir al siguiente o al anterior título, lista, elemento multimedia, enlace, marcador o cambio de formato. También hay atajos específicos para moverse entre cambios mientras se consultan el historial de revisiones o los cambios nuevos.
En la navegación por tablas existen combinaciones avanzadas como mantener pulsadas Ctrl + ⌘ + Mayús y pulsar t seguido de otra letra para ir al principio o al final de la tabla, a la columna siguiente o anterior, o a la fila siguiente o anterior. Incluso hay combinaciones para salir de la tabla o saltar a la siguiente o la anterior, lo que ayuda mucho cuando trabajas con documentos complejos llenos de datos.
También hay otras herramientas y funciones de navegación accesibles mediante atajos, como abrir el historial de revisiones, la herramienta Explorar, el corrector ortográfico y gramatical, el diccionario o el contador de palabras. Entre los más útiles están el acceso rápido al dictado por voz, la opción para ir a la siguiente falta de ortografía, o las combinaciones para insertar y acceder rápidamente a encabezados y pies de página.
Puedes usar combinaciones de teclas en Google Drive para desplazarte, seleccionar y editar elementos. Es importante tener en cuenta que algunas combinaciones pueden variar según el teclado o el idioma, por lo que Google avisa de que no todos los atajos funcionan en todos los teclados. Aun así, aprender los más utilizados puede marcar una gran diferencia en productividad, especialmente si trabajas muchas horas al día con documentos de texto.
Funciones útiles de Google Docs que complementan los atajos
Miles de usuarios en todo el mundo usan Google Docs para crear, editar y compartir documentos. Sin embargo, la mayoría solo conoce sus herramientas básicas y algún que otro comando. Para sacarle provecho al máximo, conviene conocer algunas funciones que combinan muy bien con los atajos de creación rápida de documentos.
1.- Atajo para crear documentos
Es obvio que para aprovechar las funciones de Google Docs primero hay que crear un documento. Para no hacer todo el proceso de abrir la pestaña de la plataforma, se puede crear de forma rápida un nuevo documento. Lo único que se debe hacer es pulsar Cmd + L en Mac o Ctrl + L en Windows para ir a la barra de búsqueda del navegador y ahí escribir docs.new > Enter. En Android, basta con tocar la barra de direcciones del navegador y escribir el mismo comando.
Para quienes tienen varios correos de Gmail, por ejemplo uno personal y otro para el trabajo, pueden elegir en cuál se va a crear el documento sin necesidad de cambiar manualmente el perfil, tal y como se ha comentado antes: docs.new/1 para la cuenta principal, docs.new/2 para la secundaria y así sucesivamente. La misma fórmula se repite para los demás documentos de Google, con sheets.new y slides.new.
2.- Estilo “sin página”
Esta función va bien para las personas que prefieren un estilo minimalista. Permite trabajar con una página infinita en Google Docs, sin límites de hoja ni saltos de página tradicionales. Para convertirla hay que presionar: Archivo > Configuración de página > Sin páginas > Aceptar. Es especialmente útil para notas extensas, borradores o textos que no vayan a imprimirse.
3.- Galería de plantillas
Para quienes buscan hacer un folleto, un CV, un informe, una carta o realizar un trabajo en cualquier otro formato, pueden buscar y usar las plantillas predeterminadas de Google y solo rellenarlas con la información que se necesita presentar. Esto ahorra tiempo de trabajo, pues en lugar de dar forma desde cero a un documento, se puede seleccionar uno yendo a Google Docs o seleccionando Documentos en la pestaña de opciones colocada en la esquina superior derecha del buscador y posteriormente dando clic en Galería de plantillas.
4.- Índice de contenidos
En caso de que una plantilla no sea necesaria, se puede organizar y ordenar el formato del documento manualmente. En un documento nuevo, basta con seleccionar Insertar > Índice y posteriormente elegir una de las dos opciones visuales disponibles. Este índice se actualiza automáticamente según los encabezados que vayas añadiendo, lo que facilita mucho la navegación en textos largos.
5.- Traducción automática
Es posible cambiar el idioma del documento sin dar pasos extra. Solo se tiene que presionar desde el archivo abierto Herramientas > Traducir documento y luego elegir en la casilla de opciones el idioma al que se desea traducir, finalizando con un clic en Traducir. Google Docs creará una copia del documento en el nuevo idioma, de forma que conservas el original y la versión traducida por separado.
6.- Documentos sin conexión
Esta modalidad es muy útil para quienes desean trabajar en Docs sin ser molestados con notificaciones de Internet o están teniendo una mala conexión de red y no pueden seguir editando el documento porque no están en línea. Para activarlo se debe pulsar Archivo > Activar acceso sin conexión > Activar. Tras ello podrás seguir trabajando sin interrupciones y los cambios se sincronizarán cuando vuelvas a tener conexión.
7.- Escritura por dictado de voz
Si las ideas van más rápido que los dedos o escribir resulta pesado, es posible usar el dictado por voz para que Google Docs redacte lo que le digas. Para ello solo hay que presionar desde Mac Cmd + Shift + S y desde Windows Ctrl + Shift + S (en navegadores compatibles como Chrome). En caso de que sea dictado en otro idioma, se puede seleccionar en la ventana con forma de micrófono el lenguaje en el que hablarás.
8.- Contador rápido de palabras
Para conocer el número de palabras que se han redactado hasta ese momento se puede presionar desde Mac Cmd + Shift + C y desde Windows Ctrl + Shift + C. Esta función resulta muy útil para trabajos académicos, artículos o cualquier contenido con un límite de extensión concreto.
Cabe apuntar que Google tiene más atajos para sacarles provecho, pero estos son algunos de los más básicos y que cualquiera puede aprovechar. Combinados con los comandos doc.new, sheets.new, slides.new, form.new o site.new, convierten a Google Docs y al navegador en una potente herramienta de productividad tanto en Android como en escritorio.
Conocer y utilizar estos atajos para crear Documentos de Google en Android, junto con las funciones avanzadas de navegación, plantillas, dictado y trabajo sin conexión, permite trabajar de forma más ágil, aprovechar mejor la integración con Google Drive y reducir al mínimo el tiempo que se pierde entre abrir el navegador y empezar realmente a escribir.