Casi todos tenemos un correo electrónico de Google. Es cierto que hay muy buenas alternativas a Gmail, pero su buen funcionamiento y el hecho de que es un requisito imprescindible en Android, hacen que su éxito sea arrollador. Además, si conoces algunos trucos, como crear una carpeta en Gmail para organizar tus correos, podrás exprimir al máximo sus posibilidades y mantener bajo control una bandeja de entrada que nunca deja de crecer.

Se trata de un truco para Gmail muy sencillo de realizar, ya que vas a poder hacerlo en todas las versiones disponibles de este gestor de correo electrónico. A lo largo de la guía verás cómo crear una carpeta en Gmail (en realidad, etiquetas), cómo mover correos a esas carpetas, cómo automatizar la organización con filtros y cómo personalizar el sistema para trabajar mucho más rápido.

Así que, vamos a ver con calma cómo crear una carpeta en Gmail, tanto en la versión para móviles como en su versión de escritorio, y cómo sacar partido a las diferentes opciones que ofrece Google para mantener tus mensajes perfectamente clasificados.

Gmail es el correo electrónico más utilizado a nivel mundial

Gmail se ha posicionado como el correo electrónico por excelencia, y eso que el auge del correo de Microsoft (antiguo Hotmail / Outlook.com) es notable, especialmente con la integración de servicios basados en IA en su ecosistema. Otras soluciones muy conocidas en el pasado, como Yahoo, han ido perdiendo peso con el tiempo. Y es normal, teniendo en cuenta todas las funciones que esconde Gmail y lo bien que se integra con el resto de productos de Google.

Para empezar, Gmail se integra perfectamente con otros productos de Google como Google Calendar, Google Drive, Google Fotos, Google Docs y Google Meet. Esto facilita compartir archivos, programar reuniones, recibir invitaciones de calendario y tener centralizada toda tu actividad profesional y personal en un mismo lugar. Es una forma directa de mejorar tu productividad y tener todas las apps que necesitas al alcance de la mano, sin tener que saltar entre múltiples servicios desconectados.

Otro punto importante es el almacenamiento. Gmail proporciona 15 GB de almacenamiento gratuito, que se comparten entre Google Drive, Google Fotos y Gmail. Aunque ese límite puede acabarse si recibes muchos archivos pesados, para la mayoría de usuarios es una cantidad más que suficiente si se combina con una buena gestión de correos y adjuntos, algo que precisamente logras organizando bien tus etiquetas. Es cierto que hasta 2021 no había limitación de espacio, pero hoy en día ese límite existe y, salvo que manejes grandes volúmenes de archivos, te costará ocuparlo por completo.

Además, Gmail se integra con Google Chat y Google Meet, permitiéndote enviar mensajes instantáneos, realizar llamadas de voz y videollamadas directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Sin salir de la web puedes responder un chat, confirmar una videollamada o revisar un documento compartido en Drive, todo ello desde la misma ventana.

En el apartado de seguridad, Gmail utiliza medidas de protección muy robustas como el cifrado TLS/SSL, la autenticación en dos pasos (2FA), la detección de inicio de sesión sospechoso y alertas cuando detecta actividad inusual. A esto se suma un filtrado de spam de los mejores del mercado, que utiliza algoritmos avanzados y sistemas de aprendizaje automático para detectar correos no deseados y moverlos automáticamente a la carpeta de spam.

También destaca su exquisita interfaz, que te ayuda a tener un control total de tu correo electrónico. Puedes cambiar el tipo de bandeja de entrada (por prioridad, por importancia, por destacados, etc.), marcar correos como importantes, usar estrellas de distintos colores o combinar todo esto con etiquetas para crear un sistema de organización muy fino adaptado a tus necesidades.

Gran parte del mérito se lo lleva el equipo detrás de su desarrollo. Gmail ha experimentado una serie de actualizaciones y cambios a lo largo de los años, y Google sigue añadiendo nuevas funciones y mejoras con frecuencia. Por ejemplo, ha habido una mayor integración de inteligencia artificial en funciones como Smart Reply (respuesta inteligente) y Smart Compose (redacción inteligente), que sugieren respuestas a los correos electrónicos y ayudan a redactarlos más rápidamente. Si sueles contestar a muchos mensajes similares, estas funciones pueden ahorrarte minutos cada día.

Dos herramientas que uso a diario y que ahorran un buen tiempo, especialmente para la respuesta de determinados correos a los que, con un simple «OK» para confirmar recepción, es más que suficiente. Cuando combinas IA, filtros, etiquetas y una buena estructura de carpetas, Gmail se convierte en un gestor de correo muy potente, tanto para uso personal como profesional.

Así que, viendo todas las ventajas que ofrece el correo electrónico de Google, veamos los pasos a seguir para poder crear una carpeta en Gmail de forma muy sencilla. Eso sí, antes de continuar, es importante una aclaración conceptual: las carpetas en Gmail no se llaman así, sino que son “Etiquetas”. Las etiquetas ayudan a organizar los correos electrónicos de una manera similar a las carpetas, pero con una ventaja clave: un mismo correo puede tener varias etiquetas a la vez, lo que permite clasificarlo en varias categorías sin duplicarlo.

Qué son exactamente las etiquetas de Gmail y en qué se diferencian de las carpetas

En la mayoría de servicios de correo tradicionales se trabaja con carpetas clásicas: cada mensaje solo puede vivir en una carpeta concreta (Trabajo, Personal, Facturas…). Si quieres que un correo aparezca en varias categorías, debes duplicarlo o renunciar a alguna carpeta.

Gmail funciona de otra manera. En lugar de carpetas, usa algo llamado etiquetas. Las etiquetas funcionan como pequeñas “pegatinas” o “tags” que puedes añadir a cada correo. Así puedes clasificar un mismo mensaje como Trabajo, Cliente X y Facturas al mismo tiempo. El correo sigue siendo uno solo, pero aparece agrupado en todas esas vistas o secciones.

Algunas claves rápidas sobre las etiquetas:

• No sustituyen a la papelera ni al spam: si borras un correo, se elimina de todas las etiquetas y de la bandeja de entrada.
• Solo tú ves tus etiquetas: la persona a la que envías o de la que recibes correos no ve cómo tú las organizas.
• Puedes tener subetiquetas (subcarpetas) anidadas bajo una etiqueta principal para organizar mejor tus proyectos.
• Las etiquetas se combinan con filtros: puedes hacer que Gmail aplique una etiqueta de forma automática a todos los correos que cumplan ciertas condiciones (remitente, asunto, palabras clave…).

Si vienes de Outlook, Yahoo u otro servicio, puedes pensar en las etiquetas como carpetas mejoradas. A nivel práctico, para el usuario medio, hablar de carpeta en Gmail es hablar de etiqueta; simplemente, la filosofía interna de organización es más flexible.

Cómo crear una carpeta en Gmail desde la versión de escritorio

Ya te hemos adelantado que para crear una carpeta en Gmail lo que en realidad debes hacer es crear nuevas etiquetas. El proceso es muy sencillo y puedes hacerlo desde cualquier navegador web moderno.

Lo primero que has de hacer es abrir tu cuenta de Gmail en el ordenador. Nosotros usamos Chrome porque es el sistema que más nos gusta, pero puedes usar el que tú prefieras. Es igual si es Safari porque usas un equipo de Apple, o cualquier otro navegador compatible.

Una vez dentro, fíjate en la columna izquierda, donde aparecen secciones como Recibidos, Destacados, Enviados, Borradores, etc. Desplázate hacia abajo hasta encontrar la opción “Más” y, al desplegarla, verás un apartado llamado “Gestionar etiquetas” o “Administrar etiquetas”, según la interfaz que tengas activa. Haz clic ahí. También puedes acceder desplazándote hasta abajo del todo en la columna izquierda si tu interfaz lo muestra así.

Verás que se abre un nuevo menú con la opción “Crear una nueva etiqueta”. Deberás pulsar sobre esta opción. También puedes llegar a este mismo apartado desde el icono de la rueda dentada (Configuración) en la parte superior derecha, pulsando en “Ver todos los ajustes” y, después, entrando en la pestaña “Etiquetas”. En ambos casos, el botón que te interesa es el mismo: “Crear nueva etiqueta”.

Ahora, faltará poner un nombre a la etiqueta para tenerla identificada. En la ventana emergente, escribe un nombre claro y descriptivo, como “Trabajo”, “Universidad”, “Facturas”, “Viajes”, “Familia” o cualquier otra categoría que tenga sentido para ti. Cuando lo tengas, solo te faltará darle a “Crear” para que la etiqueta se añada a tu lista.

Verás que hay una opción que pone “Anidar etiqueta en”. Esto sirve para colocar esta carpeta dentro de otra carpeta principal. Imagina que tienes un trabajo en el que atiendes a varios clientes. Podrás crear una etiqueta (carpeta) principal de “Trabajo”, y luego subetiquetas (o subcarpetas) para los diferentes clientes (por ejemplo, “Trabajo / Cliente A”, “Trabajo / Cliente B”, etc.). Cada vez que te llegue un correo de dichos clientes, podrás etiquetarlo correctamente y todo se irá organizando de forma jerárquica.

Una vez creada la etiqueta, aparecerá en el panel lateral izquierdo. Desde ahí podrás acceder a todos los correos que tengan aplicada esa etiqueta como si fuera una carpeta independiente.

Para cambiar la visibilidad de una etiqueta:

• Busca la etiqueta que deseas modificar en la lista de etiquetas, dentro de la pestaña “Etiquetas” de la configuración de Gmail.
• En las columnas “Mostrar en la lista de etiquetas” y “Mostrar en el mensaje”, selecciona si deseas que la etiqueta se muestre siempre, se oculte o se muestre solo si hay mensajes no leídos asociados con esa etiqueta.

Recuerda que también puedes arrastrar y soltar los correos electrónicos sobre las etiquetas para organizarlos rápidamente. Solo tienes que seleccionar uno o varios mensajes con la casilla de la izquierda y, sin soltarlos, arrastrarlos hasta la etiqueta deseada en el panel lateral. Gmail les aplicará esa etiqueta y, si usas la opción “Mover a”, además los sacará de Recibidos.

Una vez que hayas configurado tus etiquetas, podrás usarlas para filtrar tus correos electrónicos, mantener tu bandeja de entrada más limpia y localizar al instante mensajes antiguos sin necesidad de revisar cientos de hilos.

Cómo organizar correos en carpetas de Gmail (mover, etiquetar y automatizar)

Una vez que has creado tus carpetas (etiquetas), el siguiente paso es aprender a usarlas bien. Gmail te permite mover correos manualmente, aplicar etiquetas adicionales sin sacarlos de Recibidos y, sobre todo, automatizar todo el proceso mediante filtros.

Aplicar etiquetas a correos desde la bandeja de entrada

Si quieres etiquetar uno o varios correos manualmente sin que salgan de la bandeja de entrada, haz lo siguiente:

• En tu ordenador, abre Gmail y marca la casilla situada junto al correo o correos que quieras etiquetar.
• En la parte superior, pulsa en el icono de “Etiquetas” (parece una etiqueta de precio).
• Selecciona la etiqueta que quieras aplicar y confirma.

De esta forma, el mensaje seguirá visible en “Recibidos” pero también aparecerá dentro de la etiqueta correspondiente. Es muy útil si quieres ver tus mensajes recientes y, a la vez, tenerlos archivados temáticamente.

Mover un correo a otra carpeta (etiqueta) en Gmail

Si en lugar de solo etiquetar quieres mover el correo a una carpeta para que deje de aparecer en Recibidos, el proceso es igual de sencillo:

• Marca la casilla junto al correo que quieras mover.
• En la parte superior, haz clic en el icono “Mover a” (carpeta con una flecha).
• Elige la etiqueta de destino en el desplegable.

Gmail sacará el mensaje de tu bandeja de entrada y lo archivará en esa etiqueta. Seguirá accesible desde la búsqueda y podrás añadirle más etiquetas si lo necesitas, pero ya no ocupará espacio en Recibidos.

Etiquetar correos nuevos que estás redactando

También es posible añadir etiquetas a los correos que envías en el momento de redactarlos:

• Haz clic en “Redactar” para escribir un nuevo correo.
• En la ventana de redacción, toca los tres puntos verticales de la esquina inferior derecha.
• Selecciona “Etiqueta” y elige la etiqueta que quieras aplicar.

Así, cuando el mensaje se envíe y quede guardado en la carpeta “Enviados”, ya tendrá aplicada la etiqueta apropiada, lo que facilita encontrarlo más adelante dentro de tu sistema de carpetas.

Crear filtros para etiquetar y ordenar automáticamente

El salto grande en productividad llega cuando empiezas a automatizar la organización de correos con filtros. Un filtro es un conjunto de reglas que Gmail ejecuta por ti cada vez que llega un correo nuevo.

Para crear un filtro básico:

• En la parte superior de Gmail, haz clic en el icono de “Mostrar opciones de búsqueda” en el cuadro de búsqueda.
• Rellena los criterios que quieras: remitente (por ejemplo, facturas@tu-banco.com), destinatario, asunto, palabras que contenga el mensaje, tamaño, etc.
• Pulsa en “Crear filtro” en la parte inferior derecha de la ventana.
• En la siguiente pantalla, marca “Aplicar la etiqueta” y elige la carpeta que quieras.
• Si quieres que no aparezca en Recibidos, marca también “Omitir Recibidos (Archivarlo)”.
• Para aplicar el filtro también a los correos que ya tienes, marca la casilla “Aplicar también el filtro a X conversaciones coincidentes” y, por último, pulsa en “Crear filtro”.

A partir de ese momento, todos los correos que cumplan esas condiciones se organizarán de forma automática, sin que tengas que hacer nada. Este sistema es perfecto para boletines, facturas, notificaciones de redes sociales, comunicaciones internas de la empresa, etc.

Colores, edición y eliminación de etiquetas

Si vas acumulando muchas carpetas, puede ser útil asignar colores a las etiquetas para identificarlas de un vistazo:

• Pasa el ratón por encima de la etiqueta en el panel lateral izquierdo.
• Haz clic en los tres puntos que aparecen a la derecha.
• Elige “Color de la etiqueta” y selecciona uno de la lista o crea un color personalizado.

Desde ese mismo menú contextual podrás también editar el nombre de la etiqueta (opción “Editar”) o eliminarla (“Quitar etiqueta”). Si quitas una etiqueta, los correos que había dentro no se borran: simplemente pierden esa clasificación, pero siguen estando disponibles en “Todos” o mediante búsqueda.

Cómo crear una carpeta en Gmail desde tu teléfono móvil

Ahora, vamos a ver cómo crear una carpeta en Gmail usando el móvil. Da igual si usas un teléfono Android o un iPhone: la limitación es la misma. La app oficial de Gmail no permite crear etiquetas nuevas desde la aplicación, algo que Google confirma en su propia documentación de ayuda (support.google.com).

De esta manera, la única forma de crear una carpeta en Gmail desde el móvil es seguir los pasos de la versión web. O lo que es lo mismo: entrar en la web de Gmail desde el navegador del teléfono (Chrome, Safari, etc.), activar si lo deseas la vista de escritorio y seguir exactamente el mismo tutorial que hemos explicado para ordenador.

Lo cierto es que no es nada práctico si tienes que crear muchas etiquetas desde el móvil, por lo que lo más recomendable es que, cuando quieras diseñar tu sistema de carpetas (Trabajo, Clientes, Proyectos, Viajes, etc.), lo hagas desde el ordenador. Después, desde la app de Gmail en Android o iOS podrás aplicar esas etiquetas ya creadas, mover correos entre ellas y trabajar con tus carpetas sin problema.

Para usar las etiquetas existentes desde la app móvil:

• Abre la app de Gmail en tu dispositivo.
• Abre el correo que te interese o selecciónalo manteniéndolo pulsado.
• Toca el icono de tres puntos o el menú “Mover/ Etiquetar” (según versión).
• Elige la opción “Mover a” o “Cambiar etiquetas” y selecciona la carpeta (etiqueta) donde quieres guardarlo.

Como habrás podido comprobar, aunque es más incómodo desde el móvil, crear carpeta en Gmail no tiene ningún misterio, especialmente si entiendes que las carpetas como tal no existen, sino que todo se organiza en etiquetas combinadas con filtros. Una vez montada la estructura desde el ordenador, el móvil se convierte en una herramienta muy cómoda para mantenerla al día.

Con todo lo anterior puedes pasar de una bandeja de entrada caótica a un sistema de organización sólido basado en etiquetas, colores, subcarpetas y filtros automáticos. Tener tus correos bajo control, tanto en Gmail web como en la app, te permitirá encontrar en segundos cualquier mensaje importante y trabajar con mucha menos sensación de desorden digital.