Los trabajos en equipo se han convertido en una costumbre en muchos puestos de trabajo. En muchas ocasiones tenemos que repartir tareas, o repartir determinados periodos de tiempo entre compañeros, o simplemente debemos comunicarnos de una manera que no entorpezca nuestro trabajo. Evernote es una herramienta ideal para organizar tareas y notas, y muy sencilla.
El lanzamiento de Google Keep ha permitido a Evernote volver a tener repercusión, y es normal, dado que es la navaja suiza de las herramientas online. Solo hay que aprender a usarlo, y para eso es precisamente este especial, en el que vamos a ver cómo utilizar notas colaborativas multiplataforma. Es decir, notas en las que todos los usuarios puedan escribir o modificar cosas, y que además puedan llevarse en el móvil, en el ordenador, o incluso en la pantalla principal gracias al widget de Evernote, pudiendo así verlas en un momento.
Estos son los pasos a seguir:
- Crea una libreta en Evernote, y compártela con los usuarios que quieras, aquellos que puedan editar las notas colaborativas.
- Crea una nota nueva. Ahora, todos los usuarios podrán acceder a esa nota, escribir texto, o editar el que ya hay escrito.
- Etiqueta esa nota. Servirá para más tarde poder mostrar solo las notas con esta etiqueta.
- Asegúrate de tener Evernote para Android y Evernote Widget instalados en tu smartphone o tablet.
- Añade el widget de Evernote en pantalla, el que muestra notas. Hay cuatro diferentes, pero solo uno que muestra notas.
- Configura el widget. Podemos seleccionar el aspecto del widget, así como la lista de notas que se mostrará. Seleccionamos Etiqueta, y marcamos la que asignamos a esta nota.
Ahora, ya tendremos en pantalla las notas colaborativas que nosotros o los usuarios que colaboran vayamos creando. Es ideal, por ejemplo, para crear listas de tareas, en las cuales cada usuario pueda ir marcando cuáles de ellas han sido completadas.
Formas de compartir notas colaborativas
Compartir bien es clave para que todos vean y, si procede, editen lo necesario sin fricción. Evernote permite varias vías para ajustar visibilidad y permisos según el contexto.
Enlace público (solo lectura)
Genera un enlace público desde cualquier nota para que se abra en el navegador. Es ideal para difusión rápida y evita registros. Ese enlace concede acceso de visualización únicamente; quien lo reciba no podrá editar la nota. Quienes usen Evernote podrán guardar una copia en su cuenta.
Correo electrónico
Puedes enviar la nota por email a una o varias personas; el contenido aparece en el cuerpo del mensaje y los adjuntos viajan incluidos. Habitualmente el envío se realiza desde una dirección tipo no-reply@evernote.com, y si los destinatarios responden, la respuesta llegará al correo asociado a tu cuenta.
Redes sociales
Para amplificar alcance, comparte la nota en Twitter, Facebook o LinkedIn mediante un enlace público. Es útil si redactas ideas o borradores a modo de artículo simple. Pierdes analíticas avanzadas, pero ganas rapidez y simplicidad.
Chat integrado (según disponibilidad)
Si tu cuenta incluye un chat integrado de Evernote, puedes compartir notas y controlar permisos al instante. Los niveles típicos son: Editar e invitar (puede editar y sumar colaboradores), Editar (puede modificar sin invitar) y Ver (solo lectura). Al compartir por chat, la nota es accesible sin añadirse a sus libretas salvo que decidan guardar una copia.
Permisos, cambios y seguridad
Al compartir, define el nivel adecuado para cada persona: solo ver evita cambios; editar acelera la coautoría; editar e invitar facilita escalar el equipo. Si mueves una nota compartida a otra libreta, el acceso se mantiene; si la eliminas, quienes no hayan guardado copia la perderán. Etiquetar ayuda a filtrar y mostrar solo lo relevante en tu widget.
Automatiza avisos con Botize
Para no depender de avisos manuales, una automatización con Botize revisa una libreta a intervalos (por ejemplo, cada 3 horas, configurable), detecta nuevas notas compartidas y envía un email con título y enlace a quien decidas. Menos tareas repetitivas, menos olvidos y comunicación más confiable para tu productividad y concentración sin cambiar tu forma de trabajar.
Coordina tareas y recordatorios
Ve de un vistazo prioridades y responsables: asigna tareas dentro de la nota, usa listas con casillas, añade recordatorios y apóyate en notificaciones para mantener el ritmo, tanto en ordenador como en dispositivos móviles.
Con estas pautas, tus notas colaborativas en Evernote combinan visibilidad, control de permisos, presencia en la pantalla mediante widget y un flujo de avisos automatizado que reduce la fricción y multiplica la coordinación del equipo.
