El correo electrónico es una de las herramientas más comunes y poderosas de nuestro día a día. Sus usos pueden superar las fronteras de la comunicación, sirviendo como herramienta para recordatorios, copia de seguridad rápida o almacenamiento en la nube. Es posible guardar todo en tu email de forma sencilla y te enseñamos cómo hacerlo con InboxIt y con otras funciones útiles de Android y Gmail.
Acelerando un proceso habitual y emulando herramientas como Evernote
El correo electrónico es una herramienta ya muy antigua y también muy común. Quizá no todos tus conocidos tengan cuenta de Instagram, pero desde luego casi todos tendrán una cuenta de email. Desde las más antiguas con Hotmail hasta las actuales con Gmail, casi todo el mundo usa de forma diaria su cuenta de correo. Es nuestro DNI digital casi, dado que sirve de nombre de cuenta para registrarnos en casi cualquier sitio y como punto central para recuperar contraseñas o validar identidades.
Aun así, en su núcleo, hablamos de herramientas de comunicación y productividad muy perfeccionadas. Pero sus usos no tienen que verse limitados a lo que consideramos estándar. Un uso muy adecuado para el correo electrónico es usarlo como herramienta para guardar todo lo que necesitas tener a mano: documentos importantes, recordatorios, enlaces, fotos, capturas de pantalla, archivos adjuntos o incluso conversaciones relevantes.
Esto es similar a lo que hace Evernote en su versión premium, ofreciendo una dirección a la que enviar todo y guardar contenido fácilmente. Sin embargo, tu bandeja de entrada tiene la ventaja de que ya forma parte de tu flujo de trabajo diario y no necesitas aprender a usar una herramienta totalmente nueva para almacenar información.
Por supuesto, para guardar todo en tu email no hace falta pagar por la versión premium de nada. Es más: lo puedes hacer a mano y va a funcionar igual de bien, utilizando funciones como reenviar correos a ti mismo, descargar adjuntos, subirlos a la nube o combinar email con Google Drive. Pero a veces hay que acelerar los procesos y automatizar tareas repetitivas para no perder tiempo cada vez que quieres archivar algo desde tu móvil Android.
¿Y cuál es la forma más sencilla de guardar todo en tu email sin tener que pagar nada? Utilizar InboxIt, una herramienta disponible en la Play Store que funciona tal y como muestra el siguiente vídeo:
https://youtu.be/9UJpWKzhW-0
Cómo guardar todo en tu email usando InboxIt
InboxIt es una herramienta que se encuentra disponible de forma gratuita en la Google Play Store. Permite automatizar el proceso de guardar todo en tu email con una configuración muy sencilla. Básicamente basta con establecer una cuenta a la que enviar y luego solo necesitarás compartir directamente a InboxIt desde el menú de compartir estándar de Android para que el contenido acabe como correo en tu bandeja de entrada.
Puedes determinar algunos detalles extras, como el etiquetado de los correos para organizar más fácilmente lo que guardas. De hecho, puedes establecer diferentes formas de compartir a InboxIt, para distinguir, por ejemplo, entre tareas pendientes, documentos de trabajo, ideas rápidas y artículos por leer más tarde. Así, tu email se convierte en un sistema de organización parecido a un gestor de notas, pero sin salir de tu bandeja de entrada.
Por lo demás, no tiene más misterio. Cualquier cosa que necesites guardar, bastará con compartirla en esta aplicación. Ella hará todo el proceso de preparar el mensaje, adjuntar el contenido y enviarlo, y solo tendrás que preocuparte de tu email para organizarte con etiquetas, carpetas o estrellas.
Además de textos y enlaces, es posible combinar InboxIt con las funciones nativas de Android y Gmail para archivar archivos adjuntos, fotos y documentos que recibes en otros correos, de forma que siempre tengas una copia en la nube de tu proveedor de correo o en servicios como Google Drive. Si lo deseas, puedes complementar este flujo con las opciones de descarga de adjuntos o guardado directo en Drive que ofrece la propia aplicación de Gmail.
Descarga InboxIt – Share to mail desde la Google Play Store.
Usar el correo como almacén seguro: adjuntos, copias y seguridad
Cuando usas tu email como centro de todo, también conviene conocer bien cómo gestionar archivos adjuntos y documentos. Cada vez que recibes un correo con un adjunto en Gmail puedes descargar el archivo a tu dispositivo Android, guardarlo directamente en Google Drive o simplemente dejarlo en el correo como copia en la nube. Esto es útil si, por ejemplo, quieres conservar contratos, facturas o informes en carpetas específicas de Drive además de tenerlos en tu bandeja.
Si lo que llega son fotos dentro del cuerpo del mensaje y no como adjunto clásico, puedes guardarlas manteniendo pulsado sobre la imagen y usando la opción de guardar en tu dispositivo o en la nube. De este modo, combinas el uso de tu email con el almacenamiento en la nube estándar para tener copias redundantes y minimizar el riesgo de perder archivos.
Cuando reenvías un mensaje, Gmail incluye de forma automática los adjuntos originales, lo que permite compartir documentos importantes sin necesidad de descargarlos y subirlos de nuevo. Si respondes a un correo en lugar de reenviarlo, puedes elegir manualmente incluir los archivos adjuntos originales desde las opciones avanzadas de la respuesta, muy útil si quieres mantener juntos todos los documentos relacionados con un mismo tema.
Es importante, eso sí, prestar atención a los archivos adjuntos sospechosos. Gmail avisa cuando un archivo puede contener scripts sin verificar, cifrado que no se puede analizar o mensajes .eml adjuntos cuyo remitente no está del todo claro. Si el correo no te inspira confianza, lo más prudente es no abrir esos adjuntos ni descargarlos en tu móvil, especialmente si utilizas tu email como almacén central de trabajo o de la empresa.
Combinar el uso de InboxIt con estas funciones de Gmail te permite convertir tu bandeja de entrada en un centro de información, copia de seguridad rápida y recordatorios accesible desde cualquier móvil Android, desde el navegador y desde otros dispositivos, manteniendo siempre tus datos disponibles y organizados.
Con este enfoque puedes transformar tu correo en una especie de cuaderno digital siempre sincronizado: compartes todo lo relevante con InboxIt, aprovechas las descargas y guardados en Drive para los adjuntos grandes y pones atención a la seguridad de lo que recibes, logrando así que tu móvil Android y tu email trabajen juntos como una solución completa para guardar todo lo que necesitas.